Основания
Правното основание и мандатът са основанията за управлението и поддържането на Междуинституционалното ръководство за изготвяне на публикациите.
Правно основание
Решение 69/13/Евратом, ЕОВС, ЕИО от 16 януари 1969 г. за създаване на Служба за официални публикации на Европейските общности (ОВ L 13, 18.1.1969 г.), отменено и заменено с Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Европейския съвет, на Съвета, на Комисията, на Съда на Европейския съюз, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз (OB L 168, 30.6.2009 г., стр. 41):
„Член 1
Службата за публикации на Европейския съюз е междуинституционална служба, която има за задача да осигурява при най-добрите възможни условия издаването на публикациите на институциите на Европейските общности и на Европейския съюз.“
*
Координационният комитет за публикациите на Комисията определи понятието публикация като „размножен писмен текст, чието издаване включва бюджетен разход и който има предимно външно предназначение“.
Освен това Службата за публикации има за задача:
- да стандартизира форматите,
- да хармонизира представянето на публикациите.
По силата на горепосоченото решение наименованието „Служба за публикации на Европейския съюз“ заменя наименованието „Служба за официални публикации на Европейските общности“, считано от 1 юли 2009 г.
Мандат
За Ръководството за изготвяне на публикациите отговарят следните органи:
- междуинституционалният комитет, назначен от управителния комитет на Службата за публикации, обединяващ общите представители на следните институции: Европейски парламент, Съвет на Европейския съюз, Европейска комисия, Съд на Европейския съюз, Европейска централна банка, Европейска сметна палата, Европейски икономически и социален комитет, Европейски комитет на регионите,
- секцията за обща координация на Ръководството за изготвяне на публикациите в Службата за публикации,
- междуинституционалните езикови групи (по една за всеки език), чиито представители са определени от членовете на междуинституционалния комитет.
Ролята на междуинституционалния комитет е да определя официалните представители, които пряко участват в работата в рамките на групите. Комитетът може да действа като арбитър в случай на сериозен проблем.
Секцията за обща координация отговаря за общото ръководство на процедурата; тя определя дневния ред, следи за съответствието на решенията, взети в различните групи, осигурява осъвременяването и развитието на процедурата. Освен това тя отговаря за управлението на уебсайта на Ръководството и пряко участва в развитието му.
Езиковите групи отговарят за изготвянето и актуализирането на съответните езикови версии под ръководството на секцията за обща координация. Представителите на Службата за публикации в тези групи осигуряват координацията на работата и предават информацията към секцията за обща координация. Езиковите групи обединяват представители на различните отдели в институциите: юрист-лингвисти, преводачи, терминолози, коректори и т.н.
Освен това по темите, които трябва да бъдат разгледани, редовно се провеждат консултации с различните инстанции, които вземат решения, а именно — генералния секретариат, службата по протокола и службите, които отговарят за външните отношения, на Комисията. Поддържат се и тесни връзки с различни международни организации, и по-специално с тези в областта на стандартизацията (ISO).