4.2.1 Zásada výrobního řetězce

Úzká spolupráce mezi různými odděleními má zásadní význam pro účinnou tvorbu rukopisů.

Příprava originálních dokumentů („rukopisů“), které dodávají autorské útvary, musí být zorganizována svědomitě. V zájmu efektivního, a tedy i rychlého vydávání dokumentů se doporučuje vytvořit „výrobní řetězce“ tvořené autorskými útvary, Úřadem pro publikace a tiskárnami.

„Výrobním řetězcem“ se jednoduše rozumí společné zásady práce od okamžiku vytvoření textu v elektronické podobě:

• styly/šablony nebo značkovací protokoly (viz oddíl 4.2.2),
• standardní pravidla pravopisu (současně s dodržováním pravidel a zvyklostí této příručky od co nejčasnější fáze přípravy dokumentů).

Před začátkem každé práce musí manažer projektu v úzké spolupráci s autorem a pracovníky tiskárny určit všechny výrobní parametry. Nejprve je nutno stanovit potřebnou konfiguraci souborů. A právě v této fázi je třeba přesně vymezit používání značkovacích protokolů nebo stylů (viz oddíl 4.2.2), neboť toto vymezení přímo souvisí s počítačovými programy na překódování / sběr informací používanými pracovníky tiskárny.

Při tomto postupu musí být veškerá opatření ve výrobním řetězci uplatňována co nejdříve. Tento postup přináší následující výhody: přípravu rukopisu je možné zlepšit a zároveň zabránit mnoha zbytečným, nebo dokonce i nákladným ručním zásahům, které jsou často zdrojem chyb. Vydání dokumentu je v konečném důsledku mnohem rychlejší, kvalita je optimalizována a výrobní náklady jsou nižší.

Stabilní a jednotný plán práce umožní každému účastníkovi optimalizovat jeho postupy. Pokud je schéma obecné, je pro všechny účastníky výroby, zejména tiskárny, možné stanovit stejné postupy, což v případě nepředvídaných okolností umožní úřadu, a tedy i autorům, se rychle obrátit na jiného smluvního partnera, aniž by došlo k náhlému přerušení výrobního procesu dokumentu.