4.2.2 Logická struktura dokumentů
Obsah tištěného dokumentu by měl být zobrazen s logickou strukturou s použitím odlišitelných textových složek (názvy, text, odkazy atd.).
Vytištěný dokument se skládá ze dvou základních prvků: ze samotného obsahu, tj. řetězce znaků uspořádaných do logické struktury, a vnější úpravy.
Vnější úpravu, která spadá do oblasti typografie, dokončí pracovník tiskárny na základě pokynů grafiků. Vnější úprava originálního textu, jeho zalomení atd. většinou neodpovídá konečné vnější úpravě vytvořené pracovníkem tiskárny. Snaha přiblížit se během přípravy rukopisu vnější úpravě vytištěné formy je proto nejčastěji zbytečná, nebo dokonce rušivá (např. je nutné vyvarovat se ručního rozdělování slov, protože tato dělicí znaménka musí pracovník tiskárny při upravování dokumentu odstranit).
Je však nezbytně nutné, aby pracovník tiskárny mohl rozlišit jednotlivé části textu. Z tohoto důvodu je třeba při psaní dokumentu na počítači dbát na to, aby
- bylo použito formátování pomocí stylů,
- bylo použito značkování podle přesně vymezeného protokolu.
Styly
Pokud chceme, aby pracovník tiskárny text správně interpretoval, je nezbytně nutné správně označit jednotlivé úrovně textu (nadpisy, běžný text, poznámky atd.).
V tomto směru Word poskytuje jednoduché řešení, které je však nutné používat přesně stanoveným způsobem: styly. Pro každou dílčí složku textu se používá vlastní styl:
- úroveň nadpisu (Heading 1, Heading 2 atd.),
- běžný text, text zarovnaný podle okraje, text zarovnaný vlevo nebo vpravo atd. (Normal atd.),
- odkazy, rámečky, poznámky pod čarou aj.
Každé dílčí složce textu je přiřazen určitý styl, nejlépe vytvořený na základě logické struktury.
Například nadpisy s různou hodnotou (tučné písmo, kurziva atd.) se nerozlišují ručně!
Nicméně pokud ponecháme výběr stylu na autorovi, můžeme se dostat do nesnází: každá publikace se zpracovává osobitým způsobem, přičemž velké množství stylů, které je možné použít, se může rychle stát těžko zvládnutelným. Standardizace stylů je právě z tohoto důvodu žádoucí, nebo přímo nevyhnutelně nutná.
V ideálním případě by styly použitelné pro jednotlivé práce měly vycházet ze stejného základu (standardní styl). Styly mohou být zároveň doplněny vlastními šablonami, které umožňují vyřešit rozmanitost vnějších úprav („vlastní šablonou“ se rozumí přizpůsobení určitého stylu specifické typografické vnější úpravě publikace).
Důsledné používání stylů, zejména pro rozlišení nadpisů, představuje další výhodu ve Wordu: autor může automaticky vytvořit obsah, což není možné, pokud jsou nadpisy rozlišovány ručně.
Značkovací protokol
Další důležitou technikou pro rozlišování dílčích částí textu je použití „značkovacího protokolu“, tj. označení logické úrovně všech dílčích částí textu (např. názvy kapitol, oddílů; běžný text, odsazený text, odkazy). Značkovací protokol je nutné definovat popisem uvedených dílčích částí, značkami a požadovanou typografickou vnější úpravou.
Značky mají běžně formát typu <ZNAČKA>, např. <TCHAP> je značka používaná pro název kapitoly. Pocházejí ze značkovacího jazyka SGML (standard generalised markup language). Od doby vzniku jazyka SGML bylo vyvinuto několik pokračování, přičemž v současnosti se nejvíce používá XML.
Značky používané v těchto protokolech mají tu výhodu, že je lze interpretovat přímo počítačovými programy na editování (a stejně tak i pokročilými programy na zpracování textu); náročné úpravy dokumentů před tiskem se tak stávají zbytečnými. Používání značkovacích protokolů vyžaduje dohodu v raném stadiu přípravy, v ideálním případě v okamžiku návrhu publikace.
V případě mnohojazyčného dokumentu je nutné zapojit i překladatelský útvar dané instituce. Tento útvar, který působí jako subjekt rozmnožující texty přidáním požadovaných jazykových verzí, může text se značkami zpracovat, přičemž se může zaměřit na obsah, aniž by ztratil zdroje zbytečnou reprodukcí vnější úpravy dokumentu. Rovněž je třeba připomenout, že text se značkami obsahuje minimální množství formátovacích kódů, a hodí se tak lépe na zpracování pokročilými nástroji jazykové technologie.