4.1.3. Korrekturlæsning på Publikationskontoret

Manuskriptlæsning

Korrekturlæserne har til opgave at forberede manuskripterne til trykning ved at gennemlæse teksten og kontrollere typografien. Formålet med denne etape forud for selve produktionen er at rette ortografiske og grammatiske fejl og at påpege unøjagtigheder og manglende sammenhæng, så budskabet bliver fuldt forståeligt. Der lægges også særlig vægt på, at der er overensstemmelse mellem manuskriptets forskellige dele. Alle uklarheder og spørgsmål tages op med den forfattende afdeling.

Korrekturlæserne sørger desuden for, at teksten ensrettes efter de interinstitutionelle regler og konventioner, der er fastsat i denne vejledning.

Det kontrolleres, om pagineringen er korrekt, og hvis dette ikke er tilfældet, bringes den i orden. Der gives øjeblikkelig meddelelse om eventuelt manglende dele i manuskriptet, ligesom det kontrolleres, at fodnoterne svarer til henvisningerne i teksten.

Det er normalt ikke Publikationskontorets, men den forfattende afdelings, opgave at kontrollere overensstemmelse mellem de forskellige sprogudgaver. Publikationskontoret kan dog foretage denne overensstemmelseskontrol, hvis den forfattende afdeling ønsker det og er villig til at acceptere den længere produktionstid.

Formålet med manuskriptlæsningen er at fremme prepressprocessen og dermed undgå unødvendige ekstraudgifter. Kvaliteten af det manuskript, der leveres til trykkeriet, er således en afgørende faktor i produktionsprocessen. Ved at overholde reglerne for udformning af manuskripter (se punkt 4.2) og ved at sørge for, at kvaliteten af teksten er i orden, kan forfatterne bidrage til at begrænse produktionsomkostningerne og fremskynde produktionsprocessen (der kan evt. gives godkendelse til trykning allerede på grundlag af de første prøvetryk).

Et mangelfuldt manuskript vil kunne returneres til forfatteren.

Forfatterkorrekturer

Prøvetrykkene gennemgås af korrekturlæserne, der kontrollerer, at teksten er i overensstemmelse med det leverede manuskript og de gældende regler for hvert sprog. Et sæt første prøvetryk sendes samtidig til den forfattende afdeling med henblik på godkendelse og indføjelse af eventuelle forfatterkorrekturer.

Forfatterkorrekturer til korrekturtryk bør begrænses til det absolut nødvendige. Den forfattende afdeling bør indføje eventuelle forfatterkorrekturer klart, tydeligt og let læseligt, så korrekturlæseren ikke behøver at foretage en sammenligning linje for linje. De bør derfor altid angives med rødt, eventuelt med en ring omkring og en markering i margenen. Forfatterkorrekturer bør ikke angives på et separat ark.

Trykkerier betragter enhver rettelse i prøvetryk, der udgør en afvigelse fra det indleverede manuskript, som en forfatterkorrektur og fakturerer ekstra herfor. Der skal derfor betales ekstra for enhver form for ændring, tilføjelse, forbedring, ajourføring og tydeliggørelse, der skal foretages som følge af et ufuldstændigt eller dårligt forberedt manuskript. På dette stadium er det for sent at forsøge at forbedre sætningskonstruktioner eller ajourføre talmateriale, der er modtaget i sidste øjeblik og dækker et tidsrum, der ligger efter publikationens referenceperiode, eller at forbedre tegnsætningen i et forsøg på at opnå en illusorisk perfektion.

Hvad enten der skal indføjes eller slettes et komma eller et helt afsnit, betragtes det som forfatterkorrektur; sådanne tilføjelser bør så vidt muligt undgås, da de medfører forsinkelser og meromkostninger. Omkostningerne kan komme op på et niveau, der slet ikke står i forhold til rettelsens betydning. Selv en ubetydelig rettelse kan medføre, at et helt afsnit skal sættes om, og dette kan igen eventuelt betyde, at det bliver nødvendigt på ny at ombryde flere af de efterfølgende sider eller måske endda hele værket, med alt hvad det kan have af konsekvenser for pagineringen, indholdsfortegnelsen, henvisningerne og indekset (i tilfælde af rettelser, der anses for absolut nødvendige, er det den forfattende afdeling, der må bære omkostningerne ved de deraf følgende ændringer).

Fremstillingen af en publikation kræver normalt to korrekturer. Ved førstekorrekturen foretager korrekturlæseren en fuld gennemlæsning af teksten, og sammenligner den med manuskriptet. Korrekturlæseren kontrollerer, at alle tekstelementer er med, og at alle typografiske anvisninger er blevet fulgt. Ved andenkorrekturen kontrolleres de rettelser, der er foretaget ved førstekorrekturen. Forfatterkorrektur i andenkorrekturen ikke forekomme.

I forbindelse med periodiske publikationer samt hastesager er det af største vigtighed, at fristerne for redaktionelt arbejde respekteres af de tjenestegrene, der leverer bidrag til den pågældende publikation. Dette medvirker ikke alene til, at leveringsfristerne kan overholdes, men også til, at man undgår forfatterkorrekturer i sidste øjeblik — og dermed også unødvendige meromkostninger.

Man bør også være opmærksom på, at Publikationskontoret ikke kan udføre forfatterkorrekturer uden samtykke fra den ordregivende afdeling.