4.2.1. Produktionskæden i hovedtræk

Det er vigtigt med et tæt samarbejde mellem forskellige afdelinger for at optimere produktionen af manuskripterne.

De originaldokumenter (manuskripter), som de forfattende afdelinger leverer, skal være omhyggeligt gennemarbejdet. For at gøre produktionen både hurtig og effektiv anbefales det at etablere »produktionskæder« mellem de forfattende afdelinger, Publikationskontoret og trykkerierne.

Ved »produktionskæde« forstås simpelt hen fælles arbejdsprincipper allerede fra udarbejdelsen af teksten i elektronisk form:

• typografier/skabeloner eller kodningsprotokoller (se punkt 4.2.2)
• standardskriveregler (dvs. at de regler og konventioner, der er fastlagt i denne vejledning, bør anvendes i en så tidlig fase som muligt under udarbejdelsen af dokumenterne).

Når arbejdet sættes i gang, skal den projektansvarlige i snævert samarbejde med forfatteren og trykkeriet fastlægge samtlige produktionsparametre. Først skal filstrukturen fastlægges. I denne fase er det også særdeles vigtigt præcist at fastlægge, hvilke kodningsprotokoller eller typografier (se punkt 4.2.2) der skal anvendes. Disse hænger nøje sammen med trykkeriernes omkodnings- og bearbejdningsprogrammer.

I denne procedure er det vigtigt, at alle afgørelser, der træffes, også følges af de første led i kæden. Fordelen er, at man dermed undgår at skulle foretage en hel række manuelle og omkostningskrævende ændringer i manuskriptet, der ofte også kan give anledning til fejl. I sidste ende går produktionen langt hurtigere, kvaliteten bliver bedre, og produktionsomkostningerne kan begrænses.

Endelig kan de forskellige led i produktionskæden ved hjælp af en fast og fælles arbejdsplan optimere deres procedurer. Hvis denne fremgangsmåde anvendes generelt, kan der fastlægges ens procedurer for alle led i produktionskæden, bl.a. trykkerierne, og Publikationskontoret og de forfattende afdelinger kan dermed, hvis det skulle blive nødvendigt, hurtigt skifte leverandør, uden at der sker afbræk i produktionsprocessen.