Juridisk meddelelse

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter »Kommissionen«) er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere din ret til privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Databeskyttelseserklæringen indeholder også kontaktoplysninger for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, for databeskyttelsesrådgiveren og for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor finder du information om den databehandling vedrørende »Websted for Vejledning i Udformning af EU-Publikationer«, der foretages af Publikationskontorets kontor A.1, »Data- og formatstandardiseringstjenester«.

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Behandlingen af dine personoplysninger har følgende formål: Publikationskontorets kontor A.1 »Data- og formatstandardiseringstjenester« indsamler og bruger dine personoplysninger til at besvare ethvert spørgsmål eller enhver kommentar, du måtte sende, når du kontakter teamet for Vejledning i Udformning af EU-Publikationer ved at skrive til én af de angivne e-mailadresser.

Hvis du tilmelder dig nyhedsbrevet for Vejledning i Udformning af EU-Publikationer, vil din e-mailadresse desuden blive opbevaret til dette formål.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. Hvad er det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger:

• fordi det er nødvendigt at behandle dem i forbindelse med udførelsen af en opgave af offentlig interesse eller udførelsen af de officielle opgaver, der hører under EU-institutionen eller EU-organet,
• fordi ved at sende din henvendelse giver du samtykke til, at dine personoplysninger vil blive behandlet med henblik på besvarelse af din forespørgsel.

Yderligere retsgrundlag:

Europa-Parlamentets, Det Europæiske Råds, Rådets, Kommissionens, Domstolen for Den Europæiske Unions, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF, Euratom af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer, navnlig artikel 5, stk. 1, litra b).

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

Publikationskontorets kontor A.1 »Data- og formatstandardiseringstjenester« indsamler følgende kategorier af personoplysninger:

Spørgsmål/kommentarer, som indsendes af brugerne:

• din e-mailadresse
• dit fornavn og efternavn, hvis du angiver dem sammen med din e-mailadresse
• eventuelle yderligere personoplysninger, som du måtte angive i din henvendelse.

Abonnement på nyhedsbrevet:

• din e-mailadresse.

Det er kun obligatorisk at angive din e-mailadresse, når du kontakter teamet for Vejledning i Udformning af EU-Publikationer.

Når du bruger webstedet for Vejledning i Udformning af EU-Publikationer, kan du desuden oprette en brugerprofil og gemme dine visningsindstillinger, der vil blive opbevaret på OP-portalen (se også databeskyttelseserklæringen på OP-portalen). Til dette formål indsamler Publikationskontoret følgende kategorier af personoplysninger:

• din e-mailadresse
• eventuelle andre indstillinger, du måtte foretage (f.eks. visningssprog).

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Publikationskontorets kontor A.1 »Data- og formatstandardiseringstjenester« opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at besvare en forespørgsel, dvs. i højst 6 måneder. Dataene vedrørende din brugerprofil slettes efter 3 års inaktivitet.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede grupper af data mv.) lagres på Kommissionens servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Blandt de tekniske foranstaltninger kan nævnes målrettede initiativer, der vedrører onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til risikoen ved behandlingen og de behandlede personoplysningers natur. Som led i de organisatoriske foranstaltninger begrænses adgangen til personoplysninger til autoriserede personer med et legitimt behov for at kende til disse data til brug for databehandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?

Kun Kommissionens personale med ansvar for behandling af oplysningerne og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter »need to know«-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan, hvis det er nødvendigt, være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som »registreret« i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Du har bl.a. ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få dem rettet eller slettet samt at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen eller ret til dataportabilitet.

Du har givet samtykke til, at dine personoplysninger videregives til Publikationskontorets kontor A.1, »Data- og formatstandardiseringstjenester« med henblik på denne behandling. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil det dog ikke påvirke tidligere behandling af dine personoplysninger, som derfor fortsat vil være lovlig.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan se kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med én eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, skal du henvise til dem i din henvendelse (ved at oplyse det referencenummer, der er angivet under punkt 10 nedenfor).

9. Kontaktoplysninger

Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige i Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.1, »Data- og formatstandardiseringstjenester«: info@publications.europa.eu.

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren ved at skrive til data-protection-officer@ec.europa.eu med spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at indsende en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren, offentliggøres i Kommissionens databeskyttelsesrådgivers register.

Behandlingen af personoplysninger er opført i den databeskyttelsesansvarliges register under følgende referencenummer: DPR-EC-02106.