4.2.1 Das Prinzip der Produktionskette

Für die effiziente Herstellung von Textvorlagen ist eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen von entscheidender Bedeutung.

Die von den redaktionell verantwortlichen Dienststellen gelieferten Originaldokumente („Manuskripte“) müssen in einem sorgfältig durchstrukturierten Verfahren erstellt bzw. aufbereitet werden. Um die Herstellung effizient und zügig zu gestalten, erscheint die Schaffung von „Produktionsketten“ unter Einbeziehung der redaktionell verantwortlichen Dienststellen, des Amtes für Veröffentlichungen und der Druckereien angeraten.

Unter „Produktionskette“ sind einfach ausgedrückt gemeinsame Arbeitsprinzipien zu verstehen, die bereits bei Erstellung des Textes auf einem elektronischen Datenträger greifen:

• Dokumentvorlagen oder Auszeichnungsprotokolle (siehe 4.2.2),

• einheitliche Schreibregeln (dies beinhaltet die Einhaltung der vorliegenden interinstitutionellen Regeln und Schreibweisen bei der Erstellung von Dokumenten ab dem frühestmöglichen Zeitpunkt).

Zu Beginn der Arbeit muss der Projektleiter in enger Abstimmung mit dem Autor und dem Drucker alle herstellungsrelevanten Parameter festlegen. Zunächst ist die erforderliche grundlegende Konfigurierung der Dateien festzulegen. Vor allem aber ist in dieser Phase eindeutig zu regeln, welche Auszeichnungsprotokolle bzw. Dokumentvorlagen zum Einsatz kommen (siehe 4.2.2). Wie diese Auszeichnungsprotokolle und Dokumentvorlagen beschaffen sind, hängt maßgeblich davon ab, welche Konvertierungs-/Datenerfassungsprogramme die Drucker nutzen.

Ziel dieser Vorgehensweise ist, mit jeder Maßnahme möglichst früh in der Produktionskette anzusetzen. Vorteil: Viele überflüssige, kostenintensive und häufig fehlerträchtige manuelle Eingriffe fallen weg, was die Manuskripterstellung verbessert. Im Endergebnis kann so schneller, besser und kostengünstiger produziert werden.

Gestützt auf eine solide und einheitliche Arbeitsplanung haben zudem alle Beteiligten die Möglichkeit, die eigenen Verfahren zu optimieren. Wird dieses Schema allgemeinverbindlich eingeführt, so lassen sich für jede an der Herstellung beteiligte Seite – insbesondere die Druckereien – einheitliche Verfahren schaffen. Das Amt für Veröffentlichungen und damit die Autoren können so bei unvorhergesehenen Entwicklungen nötigenfalls zügig und ohne gravierende Unterbrechung des Herstellungsablaufs den Vertragspartner wechseln.