4.2.2 Der logische Aufbau von Dokumenten
Der Inhalt eines gedruckten Dokuments sollte logisch strukturiert dargestellt werden, wobei unterscheidbare Textbestandteile (Überschriften, Text, Verweise usw.) zu verwenden sind.
Ein gedrucktes Dokument besteht aus zwei Bestandteilen: Inhalt, d. h. logisch strukturierten Zeichenfolgen, und Form:
Die Form ist Sache der typografischen Gestaltung. Sie wird vom Drucker nach den Vorgaben des Grafikers verwirklicht. In den meisten Fällen entspricht die Form des Originaltextes – Seitenumbruch usw. – nicht dem vom Drucker gesetzten Text in seiner endgültigen Aufmachung. Infolgedessen ist der Versuch, sich bereits während der Erstellung des Manuskriptes der gedruckten Form anzunähern, zumeist unnütz, wenn nicht störend (so ist beispielsweise auf manuelle Silbentrennung zu verzichten, da der Drucker diese bei der Druckvorbereitung wieder entfernen muss).
Selbstverständlich ist es unerlässlich, dass der Drucker die verschiedenen Textteile eindeutig erkennen kann. Deshalb ist bei Erstellung des Textes
entweder eine Dokumentvorlage zu verwenden
oder eine Auszeichnung anhand eines eindeutig definierten Protokolls vorzunehmen.
Dokumentvorlagen
Damit der Drucker den Textaufbau problemlos erfassen kann, sind die verschiedenen Textebenen (Titel, fortlaufender Text, Anmerkungen usw.) unbedingt korrekt zu markieren.
Word stellt diesbezüglich eine einfache Lösung bereit, die allerdings einer konsequenten Anwendung bedarf: die Formatvorlagen. Dabei werden die einzelnen Komponenten des Textes durch Belegung mit verschiedenen Markern (Formatvorlagen) voneinander unterschieden:
Titel unterschiedlicher Ebenen (Heading 1, Heading 2 usw.),
fortlaufender Text, bündig, Flattersatz usw. (Normal usw.),
Querverweise, Kästen, Fußnoten.
Jedem Textelement ist eine ganz bestimmte – und vorzugsweise systematisch-logisch fundierte – Formatvorlage zuzuordnen.
Unterschiedliche Werte von Titeln dürfen nie durch manuelle Formatierung (Fettschrift, Kursivschrift usw.) angezeigt werden!
Ließe man allerdings den Autoren bei der Wahl der Formatvorlagen völlig freie Hand, so führte dies rasch zu Problemen: Jeder Text wäre auf ganz individuelle Art bearbeitet, es kämen die unterschiedlichsten Formatvorlagen zum Einsatz, die in ihrer Überfülle bald kaum noch handhabbar wären. Aus diesen Gründen erscheint eine Vereinheitlichung der Formatvorlagen nicht nur wünschenswert, sondern sogar notwendig.
Idealerweise sollten die für die verschiedenen Arbeiten bestimmten Dokumentvorlagen auf einer gemeinsamen Grundlage (einer Standard-Dokumentvorlage) fußen. Zugleich ließen sich diese Dokumentvorlagen jeweils mit eigenen Templates flankieren, um der Gestaltungsvielfalt Rechnung zu tragen („eigenes Template“ meint die Anpassung einer bestimmten Dokumentvorlage an die spezielle typografische Aufmachung des zu erstellenden Werkes).
Die konsequente Verwendung der Formatvorlagen insbesondere zur Differenzierung der Titel ist im Rahmen des Word-Programms noch aus einem weiteren Grund vorteilhaft: Sie erlaubt dem Autor die automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses, eine Möglichkeit, die bei manueller Formatierung der Titel entfällt.
Auszeichnungsprotokoll
Eine weitere wichtige technische Lösung zur Unterscheidung der verschiedenen Textelemente ist der Einsatz eines „Auszeichnungsprotokolls“ zwecks Kennzeichnung der logischen Ebene der einzelnen Textelemente (z. B. Titel von Kapiteln und Abschnitten, fortlaufender Text, eingerückter Text, Querverweise). Es muss ein Auszeichnungsprotokoll definiert werden, in dem die einzelnen Textbestandteile, deren Markierung und die gewünschte typografische Ausgestaltung beschrieben werden.
Die Markierungen haben zumeist das Format <MARKIERUNG>, beispielsweise <TCHAP> zur Kennzeichnung einer Kapitelüberschrift. Sie stammen aus der Auszeichnungssprache SGML (standard generalised markup language). Seit der Einführung von SGML gab es zahlreiche Weiterentwicklungen, heute dominiert XML.
Die in diesen Protokollen verwendeten Markierungen haben den Vorteil, dass sie von den computergestützten Editoren (und hoch entwickelten Textverarbeitungsprogrammen) direkt verstanden und umgesetzt werden; damit kann die arbeitsaufwendige Vorauskorrektur der Dokumente vor Drucklegung entfallen. Voraussetzung für den Einsatz der Auszeichnungsprotokolle ist jedoch eine möglichst frühzeitige diesbezügliche Absprache, idealerweise schon bei der Konzeption des betreffenden Werkes.
Bei mehrsprachigen Dokumenten sollte der Übersetzungsdienst der betreffenden Institution hinzugezogen werden. Dieser Dienst, der für die gewünschten Sprachfassungen sorgt und damit als Textmultiplikator fungiert, kann mit dem markierten Text arbeiten und sich so auf den Inhalt konzentrieren, ohne Ressourcen für eine unnütze erneute formale Gestaltung des Textes zu verschwenden. Zudem lässt sich ein derart markiertes Dokument, das ein Mindestmaß an Formatierungscodes enthält, mit hoch entwickelten sprachtechnologischen Instrumenten besser aufbereiten.