4.2.3 Erstellung des Textes

Allgemeines

• Endlostext (ohne Seitenumbruch).

• Der Text ist ohne Randausgleich zu schreiben. Silbentrennungen am Zeilenende sind nicht zulässig.

• Abstände bei der Zeichensetzung: siehe 6.4.

• Der Text ist logisch und kohärent aufzubereiten (identischen Elementen eines Dokuments sind immer dieselben Parameter zuzuweisen).

Sonderzeichen

• Es sind die verfügbaren Sonderzeichen zu verwenden.

• Von Transliterationen ist abzusehen („ss“ für „ß“, „ue“ für „ü“ usw.).

• Es sind immer die Ziffern 1 und 0 der Tastatur zu benutzen und nicht stattdessen die Großbuchstaben „I“ und „O“.

• Ellipsen (…) werden mit der Tastenkombination Alt 0133 oder Ctrl-Alt-Punkt (.) gebildet (drei einzelne Punkte (...) sollten nicht benutzt werden).

Ziffern

• Bei Zahlen, die der Mengenangabe dienen, sind die Ziffern in Dreiergruppen zu gliedern; die Dreiergruppen werden durch ein Leerzeichen (Festabstand) und nicht durch einen Punkt voneinander getrennt (Beispiel: 300 000).

• Bei Zahlen, die der Nummerierung dienen (Jahreszahlen, Seitenzahlen usw.), sind die Ziffern nicht durch Leerzeichen zu trennen (Beispiele: 1961, S. 2064).

• Dezimalzahlen sind nicht mit Punkt, sondern mit Komma zu schreiben (Beispiel: 13,6).

• Regeln für die Schreibung von Ziffern: siehe auch 6.5.

Geschützte Leerzeichen

• Das geschützte Leerzeichen verhindert, dass ein Ausdruck, der in einem Block geschrieben werden muss, beim Umbruch am Zeilenende getrennt wird.

• Geschützte Leerzeichen sind – neben den verbunden mit den Zeichensetzungsregeln aufgeführten Fällen (siehe 6.4) – beispielsweise in folgenden Fällen zu verwenden:

  Nr.•ABl. L•10•000

  S.•ABl. C•Herr C.•M. Dupont

  u.•a.z.•B.d.•h.

  NB:

  In Word lässt sich ein geschütztes Leerzeichen durch die Tastenkombination Alt 0160 setzen.

Grafiken, Bilder und Tabellen

• Grafiken und Bilder sind in gesonderten Dateien und hochauflösendem Format beizufügen.

• Bei Bildern und Illustrationen ist zu überprüfen, bei wem die Vervielfältigungsrechte/die Urheberrechte (bzw. das Copyright) liegen.

• Die Stelle, an der ein bestimmtes Bild/eine bestimmte Grafik eingefügt werden soll, ist mittels einer eindeutigen Markierung zu kennzeichnen (<BILD1>, <GRAFIK1>, <TABELLE1>).

• Excel-Dateien sind gesondert beizufügen.

Anführungszeichen

• Es sind die in der jeweiligen Sprache üblichen Anführungszeichen zu verwenden.

• Im Deutschen unterscheidet man zwei Ebenen von Anführungszeichen (in Klammern ist der alphanumerische Code aufgeführt, durch den sich die betreffenden Anführungszeichen setzen lassen):

  Ebene 1 „…“(Alt 0132/Alt 0147)
  (Zitat)

  Ebene 2 ‚…‘ (Alt 0130/Alt 0145)
  (Zitat im Zitat)

  Sollte eine dritte Ebene erforderlich sein, so wird die zweite Ebene der Anführungszeichen wiederholt.

Apostroph

• Bei Passagen oder Anmerkungen in einer Fremdsprache, in der Apostrophe gesetzt werden, ist der mit der Tastenkombination Alt 0146 erzeugte typografisch korrekte Apostroph (je nach verwendeter Schriftart ’ oder ’) zu verwenden, nicht das Apostroph-Zeichen der Tastatur (').

Großschreibung/Kleinschreibung

• Kein Titel darf ausschließlich in Großbuchstaben geschrieben werden.

• Falls erforderlich, sind Großbuchstaben mit Akzenten zu versehen.

Fußnoten

• Es ist nur die Funktion References/Insert footnote zu verwenden.

• Bei einem zur Drucklegung bestimmten Manuskript ist es im Prinzip unnötig, das Format der Fußnotennummerierung manuell zu ändern. Beispiel: Word generiert 1 - / die Korrektoren verwenden (¹). Der Drucker erfasst nur die Funktion Footnote; dementsprechend obliegt es ihm, die Fußnotennummerierung gemäß den Schreibweisen in den vorliegenden interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen ins korrekte Format zu bringen.

• Die Fußnoten sind mit arabischen Ziffern eindeutig durchzunummerieren (andere Zeichen wie beispielsweise das Sternchen oder Buchstaben sind nur in Sonderfällen einzusetzen).

• Von Fußnoten mit Hinweisen wie „a. a. O.“, „ebd.“, „ib.“, „ibd.“ ist abzusehen (da sich Originalmanuskript und gedrucktes Endprodukt im Umbruch bzw. Layout deutlich voneinander unterscheiden können).

• Ein Fußnotenverweis (einschließlich der Klammern) wird auch in kursiv oder fett gesetzten Textabschnitten in jedem Fall mager gesetzt.

Strich

• Zur Einleitung einer Aufzählung ist der Geviertstrich (Alt 0151) zu setzen (Spiegelstrich) (einheitliche Regel für alle Sprachen).

• Im Deutschen wird der Halbgeviertstrich (Alt 0150) als Gedankenstrich verwendet, ausgenommen im Amtsblatt, in dessen Texten der Geviertstrich (Alt 0151) gesetzt wird.

• Bei Streckenangaben verbindet der Halbgeviertstrich (Alt 0150) die Ortsbezeichnungen ohne Zwischenraum (kompress).

• Als Zeichen für „bis“ wird bei Zahlenangaben der Bindestrich verwendet.

Titel

• Titel dürfen nicht manuell formatiert werden, sondern es ist eine Dokumentvorlage zu verwenden.

• Ist eine einschlägige Dokumentvorlage nicht verfügbar, so sind die Word-Formatvorlagen (Heading 1, Heading 2, Normal usw.) einzusetzen.

• Eine Schreibung der Titel ausschließlich in Großbuchstaben ist nicht zulässig.