4.2.2. Estructura lógica de los documentos
El contenido de un documento impreso debe mostrarse con una estructura lógica, utilizando elementos de texto diferenciables (encabezamientos, texto, referencias, etc.).
Un documento impreso se compone de dos elementos: el contenido, es decir, las cadenas de caracteres asociados a su estructura lógica, y la presentación.
La presentación se inscribe en el ámbito de la tipografía, y su acabado corresponde al impresor, de acuerdo con las pautas que recibe de los grafistas. Muy a menudo, la presentación del texto original, su formato, etc., no se corresponden con la presentación final del texto que compone el impresor. Resulta, por tanto, inútil e incluso molesto intentar ceñirse demasiado a la presentación de la versión impresa mientras se está preparando el original electrónico (por ejemplo, hay que procurar no introducir manualmente cortes de palabras, ya que, en última instancia, el impresor deberá prescindir de ellos en el momento de su tratamiento final).
No obstante, el impresor debe poder reconocer claramente las diferentes partes del texto. Para ello, al introducir el documento, hay que procurar:
aplicar una hoja de estilo o
aplicar un balizado siguiendo un protocolo claramente establecido.
Hojas de estilo
Para que el impresor interprete bien el texto, resulta primordial señalar correctamente los diferentes niveles de texto (títulos, texto normal, anotaciones, etc.).
Para ello, Word ofrece una solución sencilla, pero que hay que utilizar de manera rigurosa: los estilos. Cada componente del texto se diferencia aplicando un marcador (estilo) diferente:
niveles de título (Título 1, Título 2, etc.),
texto normal, justificado, sin justificar, etc. (Normal, etc.),
referencias, cuadros, notas a pie de página, etc.
A cada elemento hay que atribuirle un estilo único, preferentemente construido a partir de un esquema lógico.
Por ejemplo, no hay que diferenciar manualmente los títulos de valor diferente (negrita, cursiva, etc.)
Sin embargo, permitir que cada autor utilice libremente los estilos puede provocar enseguida una dificultad: cada obra se somete a un tratamiento particular, con una profusión de estilos que fácilmente puede resultar difícil de controlar. Por ello, una estandarización de estilos es deseable e incluso necesaria.
De manera ideal, las hojas de estilo aplicables a los diferentes trabajos deberían partir de una misma base (una hoja estándar). Paralelamente, las hojas de estilo pueden acompañarse con plantillas propias que permitan responder a las diferentes presentaciones (por «plantilla propia» se entiende la adaptación de una hoja de estilo única a la presentación tipográfica específica de la obra que se va a preparar).
El uso riguroso de los estilos, en particular para diferenciar títulos, implica una ventaja suplementaria en Word: le permite al autor generar un índice de manera automática, lo cual resulta imposible si se realiza una diferenciación manual de los títulos.
Protocolo de balizado
Otra técnica fundamental para diferenciar los elementos del texto es la aplicación de un «protocolo de balizado», es decir, la indicación del nivel lógico de todos los elementos del texto (por ejemplo, título de capítulo, de sección; texto normal, texto sangrado; referencias). Un protocolo de balizado debe elaborarse con la descripción de los citados elementos, las balizas y la presentación tipográfica deseada.
Las balizas presentan normalmente un formato del tipo <BALIZA>, por ejemplo <TCAP> para una baliza que indica el título de un capítulo. Las balizas proceden del lenguaje de señalización SGML (standard generalised markup language). Desde que se empezó a aplicar el SGML, se han producido numerosas evoluciones y, en la actualidad, un predominio del XML.
Las balizas utilizadas en estos protocolos tienen la ventaja de poder ser interpretadas directamente por los programas de edición asistida por ordenador (así como por los programas avanzados de tratamiento de texto), haciendo innecesario el laborioso trabajo de preparación de los documentos antes de la impresión. La aplicación de los protocolos de balizado exige establecer un acuerdo en una fase bastante inicial, idealmente en la fase de concepción de la obra.
En caso de que se trate de un documento multilingüe, será imprescindible la colaboración estrecha con el servicio de traducción de la institución. Este último, actuando como multiplicador de textos y añadiendo las versiones lingüísticas solicitadas, podrá tratar el texto balizado concentrándose fundamentalmente en el contenido, sin perder recursos intentando reproducir en vano su presentación. Además, un documento ya balizado con un mínimo de códigos de formateado se presta mejor al tratamiento por instrumentos de tecnología lingüística avanzada.