4.2 Alkuperäiset asiakirjat (käsikirjoitukset)

Käsikirjoitustekstien valmistelu ja tekstinkäsittely liittyvät erilaisiin tietoteknisiin menettelyihin, joita suositellaan julkaisujen tekstien valmistelun optimoimiseksi.

Alkuperäiset asiakirjat on 1990-luvun lopusta alkaen laadittu sähköisesti (Word, PDF, HTML jne.). Tekstin valmistelussa ja käsittelyssä käytetään tarkoin määriteltyjä tietojenkäsittelyprosesseja (makrot, korjausohjelmat jne.). Tässä osassa esitetään julkaistavien tekstien suositeltavia käsittelymenettelyjä, joilla täydennetään tekstin tavanomaista työstämistä (kielellistä valmistelua).

Suosituksissa keskitytään lisäksi Word-muodossa olevien tiedostojen käsittelyyn. Word-ohjelmisto on Euroopan unionin toimielinten alkuperäisten asiakirjojen käsittelyssä käytettävä perustyökalu. Jäljempänä esitettyjä periaatteita voidaan kuitenkin pääpiirteissään soveltaa ongelmitta myös muihin markkinoilla oleviin ohjelmistoihin.