4.2.1 Tuotantoketjun periaate

Tiivis yhteistyö eri osastojen välillä on ratkaisevan tärkeää käsikirjoitusten tehokkaan tuottamisen kannalta.

Tekstin laatijoiden toimittamat alkuperäiset asiakirjat (käsikirjoitukset) on valmisteltava huolellisesti ja järjestelmällisesti. Julkaisujen tuotannon nopeuttamiseksi ja tehostamiseksi suositellaan ”tuotantoketjujen” luomista tekstin laatijoiden, julkaisutoimiston ja kirjapainojen välille.

Tuotantoketjulla tarkoitetaan yhteisiä työskentelyperiaatteita, joita noudatetaan tekstin sähköisestä luomisesta lähtien, mm.

• tyylisivut/mallineet tai merkintäohjeet (ks. kohta 4.2.2)
• kirjoitustapaa koskevat säännöt (mm. toimielinten yhteisten tekstinlaadinnan ohjeiden sääntöjä ja konventioita noudatetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa).

Julkaisukoordinaattorin on julkaisuhankkeen alussa vahvistettava kaikki tuotantoparametrit yhteistyössä tekstin laatijan ja kirjapainon kanssa. Ensimmäiseksi määritellään tiedostojen kokoonpano ja ennen kaikkea tunnisteiden ja tyylisivujen käyttö (ks. kohta 4.2.2), sillä niiden määrittely perustuu suuresti kirjapainojen omiin koodinmuuntamis-/palauttamisohjelmiin.

Esitetyssä menettelyssä kaikki toimet on ulotettava mahdollisimman pitkälle tuotantoketjuun. Tällöin käsikirjoituksen valmistelu paranee siltä osin, ettei tekstiin tarvitse enää puuttua moneen kertaan manuaalisesti, mikä on kallista ja johtaa usein virheisiin. Lisäksi julkaisun tuottaminen nopeutuu, laatu paranee ja tuotantokustannukset laskevat.

Toisin sanoen vakiintuneen ja yhdenmukaisen työsuunnitelman ansiosta kunkin osapuolen on mahdollista optimoida omat menettelynsä. Jos tällainen käytäntö yleistyy, vastaavia menettelyjä voidaan perustaa kaikille alan toimijoille, erityisesti kirjapainoihin. Tällöin julkaisutoimisto ja tekstin laatijat voivat yllättävissä tilanteissa kääntyä tarvittaessa toisen alihankkijan puoleen ilman, että tuotantoprosessi häiriintyy vakavasti.