4.2.3 Tekstin valmistelu

Yleiset

• Kirjoitetaan suoraa tekstiä (sivuttamatta).
• Ei tasata palstan oikeaa laitaa. Edes yhdyssanoja ei jaeta riviltä toiselle.
• Välilyönneistä välimerkkien yhteydessä: ks. kohta 6.4.
• Käsitellään teksti loogisesti ja yhtenäisesti (käytetään yhdenmukaisesti samoja parametreja samanlaisina toistuvissa yhteyksissä).

Erityismerkit

• Käytetään saatavilla olevia erityismerkkejä.
• Ei käytetä translitterointia (”ss” > ”ß”, ”ue” > ”ü” jne.).
• Käytetään aina näppäimistön numeroita 1 ja 0, eikä korvata niitä kirjainmerkillä ”l” tai isolla kirjainmerkillä ”O”.
• Kolme pistettä (…) tehdään näppäimillä Alt 0133 tai Ctrl-Alt-piste (.) (älä käytä kolmea perättäistä pistettä (...)).

Luvut

• Määrää ilmaisevat numerot: kolmen numeron ryhmät erotetaan välilyönnillä (kiinteällä välilyönnillä) eikä pisteellä (esim. 300 000).
• Numerointia ilmaisevat luvut, kuten vuosiluvut, sivunumerot jne: ei välilyöntiä (esim. 1961, s. 2064).
• Desimaaliluvut: merkitään pilkulla (esim. 13,6) eikä pisteellä.
• Lukujen kirjoitussäännöt: ks. myös kohta 10.2.

Kiinteät välilyönnit

• Kiinteillä välilyönneillä pyritään pitämään yhteen tarkoitetut kokonaisuudet rivin lopussa yhdessä.
• Kiinteitä välilyöntejä on käytettävä erityisesti seuraavissa tapauksissa sekä välimerkkisääntöjen yhteydessä ilmoitetuissa tapauksissa (ks. kohta 6.4):

  nro•EUVL L•10•000

  s.•EUVL C•Mr C.•M. Dupont

  NB:

  Wordissa kiinteä välilyönti saadaan näppäinyhdistelmällä Alt 0160 tai Ctrl-Shift-välilyönti.

Grafiikkakuvat, kuvat ja taulukot

• Grafiikkakuvat ja kuvat liitetään tiedostoihin erikseen, hyvän erottelutarkkuuden formaatilla.
• Tarkistetaan kuvien ja kuvioiden käyttö- ja tekijänoikeudet.
• Tila, johon kuva/grafiikkakuva kuuluu, merkitään selvällä tunnisteella (<IMAGE1>, <GRAPHIC1>, <TABLE1>…).
• Excel-tiedostot toimitetaan erikseen.

Lainausmerkit

• Käytetään kielen omia lainausmerkkejä.
• Suomen kielessä lainausmerkeillä on kaksi tasoa (suluissa tekstinkäsittelyssä käytettävä aakkosnumeerinen koodi):

  Kaikki tasot”– –”(Alt 0148)

  NB:

  Puolilainausmerkkejä ’– –’ (Alt 0146) käytetään vain säädöstekstien määritelmissä (ks. kohta 3.6).

Heittomerkki

• Käytetään typografian kannalta asianmukaista heittomerkkiä (kirjasintyypin mukaan ’ tai ’), joka saadaan näppäinyhdistelmällä Alt 0146, ei näppäimellä (').

Suuraakkoset/pienaakkoset

• Ei kirjoiteta otsikkoja suuraakkosin.

Alaviitteet

• Käytetään ainoastaan toimintoa References/Insert footnote.
• Paperilla julkaistavaan käsikirjoitukseen ei alaviitteiden numeroita merkitä manuaalisesti. Esimerkki: Word luo 1 - / korjauslukijat käyttävät merkkiä (¹). Kirjanpainaja käyttää yksinomaan toimintoa Footnote. Painajan tehtävänä on muotoilla alaviitenumerot asianmukaisesti näiden yhteisten tekstinlaadinnan ohjeiden mukaisesti.
• Alaviitteet numeroidaan arabialaisin numeroin selvästi (muut merkit, kuten asteriski tai kirjaimet, varataan erityistapauksia varten).
• Sanoja ”Idem”, ”Ibidem” tai vastaavia ei käytetä (koska painetun julkaisun sivujen taitto poikkeaa alkuperäisestä käsikirjoituksesta).
• Alaviitteen numero (sulkumerkit mukaan lukien) ladotaan aina laihalla suoralla (myös kursivoidussa tai lihavoidussa tekstissä sekä otsikoissa).

Ajatusviivat

• Käytetään pitkää ajatusviivaa (Alt 0151) luetelmaviivana (sama sääntö kaikissa kielissä) (tämä EU-julkaisuja koskeva ohje poikkeaa suomen yleiskielen standardista, jossa käytetään lyhyempää ajatusviivaa).

Otsikot

• Käytetään tyylisivua manuaalisesti tehdyn muotoilun sijaan.
• Jollei erityistä tyylisivua ole, käytetään Wordin tyylejä (Heading 1, Heading 2, Normal jne.).
• Ei kirjoiteta otsikkoja koskaan kokonaan suuraakkosin.