4.2.2. Logična struktura dokumenata
Sadržaj tiskanog dokumenta trebao bi slijediti logičku strukturu, uz korištenje prepoznatljivih dijelova teksta (naslovi, tekst, upućivanja itd.).
Tiskani dokument sastoji se od dva dijela: od sadržaja, odnosno niza znakova s logičnom strukturom, i oblikovanja.
Oblikovanje, koje pripada području tipografije, dovršava tiskar na temelju uputa grafičkih dizajnera. Često oblikovanje izvornog teksta ne odgovara konačnom oblikovanju teksta koji priprema tiskar. Stoga je u pripremi rukopisa nepotrebno, često i zbunjujuće, ako ga pokušavamo oblikovati (na primjer, treba paziti da se ručno ne unose naredbe za novi redak jer ih tiskar mora ukloniti tijekom obrade teksta).
Međutim, tiskar svakako mora biti u mogućnosti prepoznati različite dijelove teksta. Stoga pri unošenju dokumenta treba uporabiti:
stilske predloške ili
dobro definirane protokole za označivanje.
Stilski predlošci
Da bi tiskar mogao pravilno protumačiti tekst, nužno je ispravno označiti različite razine teksta (naslovi, tekstovni dio, bilješke itd.).
Word u tom smislu nudi jednostavno rješenje – stilove, kojih se treba strogo držati: svaki se dio teksta razlikuje primjenom različitog označavanja (stila):
razina naslova (Heading 1, Heading 2 itd.),
tekstovni dio, poravnan, neporavnan itd. (Normal itd.),
uputnice, okviri, bilješke na dnu stranice itd.
Svakom je elementu potrebno dodijeliti jedinstveni stil, po mogućnosti u skladu s logičnom strukturom.
Naslovi na različitim razinama ne smiju se ručno označivati (masna slova, kosa slova…)!
S druge strane, ako svaki autor ima punu slobodu birati stilove, to ubrzo uzrokuje poteškoće. Svaki dokument treba posebno obraditi, a preveliki broj stilova ubrzo postane teško nadzirati. Stoga je standardizacija stilova ne samo poželjna nego i nužna.
Preporučljivo je da se predlošci primijenjeni na različite dokumente temelje na standardnome stilskom predlošku. Istodobno se uz stilske predloške mogu uporabiti i predlošci koji se primjenjuju na određeni tekst, koji omogućuju oblikovnu raznolikost (tj. omogućuju prilagodbu standardnih stilskih predložaka za posebni tipografski prikaz teksta).
Stroga uporaba stilova, posebno za razlikovanje naslova, ima i dodatnu prednost u Wordu jer autoru omogućuje automatsko generiranje sadržaja, što je nemoguće pri ručnom oblikovanju naslova.
Protokoli za označivanje
Druga važna tehnika za razlikovanje dijelova teksta je primjena „protokola za označivanje”, koji zasebno označuju logičku razinu svih dijelova teksta (na primjer, naslova poglavlja, odjeljka, normalnog teksta, uvučenog teksta, uputnica). Protokol za označivanje mora se definirati na temelju opisa tih dijelova, oznaka i željenoga tipografskog oblikovanja.
Oznake su obično u obliku <OZNAKA>, na primjer <TCHAP> za oznaku naslova poglavlja. Temelje se na standardnome općem jeziku za označivanje SGML (standard generalised markup language). Od početne primjene jezika SGML mnogo toga se promijenilo, a danas prevladava jezik XML (extensible markup language).
Prednost je protokola za označivanje to što ih programi za stolno izdavaštvo mogu izravno prepoznati (kao i napredniji programi za obradu teksta), te je stoga mukotrpni posao na završnom uređivanju rukopisa prije slanja u tisak nepotreban. Primjena protokola za označivanje mora se dogovoriti što prije u postupku, po mogućnosti u vrijeme sastavljanja dokumenta.
Pri višejezičnim dokumentima poželjno je uključiti prevoditeljsku službu određene institucije. Prevoditeljska služba umnožava tekst dodavanjem željenih jezičnih inačica i može obraditi označeni tekst. Time se usredotočuje na sadržaj umjesto na nepotrebno oblikovanje dokumenta. Također valja naglasiti da je označeni tekst, koji sadržava manje kodova za formatiranje, lakše obraditi naprednim alatima za jezičnu tehnologiju.