4.2.3. A szöveg előkészítése

Általános

• Folyamatos gépelés (tördelés nélkül).
• Sorkizárás nélküli, a sorok végén el nem választott szöveg – még összetett szavak esetében is.
• Írásjelek és szóköz: lásd a 6.4. pontot.
• A szöveg logikus és egységes kezelése (a dokumentum azonos elemeihez ugyanazokat a paramétereket kell használni).

Különleges karakterek

• A rendelkezésre álló különleges karaktereket kell használni.
• Kerülni kell minden átírást („ß” helyett „ss”, „ü” helyett „ue” stb.).
• Mindig a billentyűzet 1 és 0 számjegyeit kell használni, tilos helyettük a nagy „I” vagy „O” használata.
• A hármaspontot (…) az Alt 0133 vagy Ctrl-Alt-pont (.) kóddal hozzuk létre (ne használjunk egymás után következő három pontot [...]).

Számok

• Mennyiséget kifejező számok: ezeket hátulról számított hármas számcsoportok szerint tagoljuk, és az egyes csoportokat szóközzel (el nem váló szóköz), nem pedig ponttal választjuk el egymástól (például: 300 000).
• A sorszámnevekben, így az évszámokban vagy az oldalszámokban nem hagyunk közt (például: 1961, 2064. o.).
• Tizedes törtek: az egész és a tört közé tizedesvesszőt teszünk (például: 13,6), nem pedig pontot.
• A számokra vonatkozó írásszabályok: lásd még a 6.5. és a 10.6.1. pontot.

El nem váló szóközök

• Lehetővé teszik, hogy a sor végén ne válasszunk el olyan egységeket, amelyeket együtt kell tartani.
• A központozási szabályokban jelzett eseteken (lásd a 6.4. pontot) kívül például a következő esetekben használandó:

  •sz.HL L•10•000

  •o.HL C•C.•M. Dupont

  NB:

  A Wordben az el nem váló szóköz a Ctrl-Shift-szóköz egyidejű lenyomásával hozható létre.

Ábrák, képek és táblázatok

• Az ábrákat és képeket külön fájlokban, nagy felbontású formátumban kell csatolni.
• A képek és illusztrációk többszörözési és szerzői jogait ellenőrizni kell.
• Azt a helyet, ahová a kép/az ábra illesztendő, világos jelöléssel kell jelezni (<KEP1>, <ABRA1>, <TABLAZAT1> stb.).
• Az Excel-fájlokat külön kell csatolni.

Idézőjelek

• A nyelvnek megfelelő idézőjeleket kell használni.
• A magyar nyelvben az idézőjel három szintjét különböztetjük meg (zárójelben a bevitelhez használandó alfanumerikus kód):

  elsődleges„…”(Alt 0132/Alt 0148)
  (fő idézet)

  másodlagos»…«(Alt 0187/Alt 0171)
  (idézeten belüli idézet)

  harmadlagos’…’(Alt 0146/Alt 0146)
  (idézeten belüli idézeten belüli idézet)

Aposztróf

• Az olyan idegen nyelvű szövegekben vagy megjegyzésekben, amelyekben aposztróf szerepel, az Alt 0146 billentyűkombinációval kapott, tipográfiailag helyes alakot kell használni (a használt betűtípustól függően ’ vagy ’), nem pedig a billentyűzet aposztróf jelét (').

Nagy- és kisbetűk

• Címet soha ne gépeljünk csupa nagybetűvel.
• A nagybetűkre is tegyük ki a (hosszú) ékezeteket (Állam, É…, Í…, Ő… stb.).
• A nagy- és kisbetűket az ebben a kiadványszerkesztési útmutatóban található szabályoknak megfelelően alkalmazzuk (lásd a 10.2. pontot).

Lábjegyzetek

• Kizárólag a References/Insert footnote (hivatkozás/lábjegyzet) funkciót használjuk.
• Papíralapú előállításra szánt kéziratban a lábjegyzetszámozás manuális újraformatálása fölösleges, sőt zavaró. Például: A Word 1-es számot generál / a korrektorok (¹)-t írnak be. A nyomdász csak a Lábjegyzet funkciót konvertálja; ekkor a megfelelő módon újra kell formatálnia a lábjegyzetszámot e kiadványszerkesztési útmutató konvencióinak megfelelően.
• A lábjegyzeteket világosan, arab számjegyekkel kell megszámozni (egyéb jeleket, mint pl. a csillagot vagy betűket csak különleges esetekben szabad használni).
• Kerüljük az „idem”, illetve „ibid.” típusú lábjegyzeteket, mert a nyomtatott dokumentum tördelése eltér az eredeti kéziratétól.
• A lábjegyzet-hivatkozást (a zárójeleket is beleértve) mindig normál vastagságú, álló betűvel kell írni (dőlt vagy vastag betűvel szedett szövegek vagy címek esetében is).

Gondolatjelek

• Felsorolások elemei előtt használjunk hosszú gondolatjelet (Alt 0151) (valamennyi nyelvre érvényes szabály).
• A gondolatjel (Alt 0150) esetenként a zárójelet is helyettesítheti.

Címek

• Ne manuális formatálást, hanem stíluslapot használjunk.
• Külön stíluslap hiányában használjuk a Word stílusait (Heading 1, Heading 2, Normal stb.).
• Soha ne írjunk címet csupa nagybetűvel.