Avviso legale

1. Introduzione

La Commissione europea («Commissione») si impegna a tutelare i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'utente al riguardo. Nell’informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative all’operazione di trattamento nell’ambito del «Sito web del Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali» effettuato dall’unità A.1 «Servizi di standardizzazione di dati e formati» dell’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea, sono riportate di seguito.

2. Perché e come vengono trattati i dati personali?

Finalità del trattamento: L’unità A.1 «Servizi di standardizzazione dei dati e dei formati» dell’Ufficio delle pubblicazioni raccoglie e utilizza i dati personali per rispondere a tutte le domande e osservazioni inviate quando si contatta l’equipe addetta al Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali tramite uno degli appositi indirizzi di posta elettronica.

Anche l’indirizzo e-mail fornito dagli utenti per abbonarsi alla newsletter del Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali viene memorizzato.

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali?

Trattiamo i dati personali perché:

• il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito svolto nell’interesse pubblico o nell’esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l’istituzione o l’organo dell’Unione,
• inviando il messaggio, gli utenti acconsentono al trattamento dei propri dati personali ai fini della risposta alla domanda posta.

Base giuridica supplementare:

Decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia dell’Unione europea, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all’organizzazione e al funzionamento dell’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea, in particolare l'articolo 5, paragrafo 1, lettera b).

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento?

L’unità A.1 «Servizi di standardizzazione dei dati e dei formati» dell’Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

Domande/osservazioni inviate dagli utenti:

• indirizzo e-mail,
• nome e cognome, se indicati insieme all’indirizzo e-mail,
• qualsiasi altro dato personale eventualmente fornito nel messaggio.

Abbonamento alla newsletter:

• indirizzo e-mail.

Quando si contatta l’equipe addetta al Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali è obbligatoria solo l’indicazione dell’indirizzo e-mail.

Inoltre, utilizzando la pagina «Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali» si può creare un profilo utente e salvare le preferenze di visualizzazione, che vengono memorizzate sul portale OP (cfr. anche l’informativa sulla privacy del portale OP). A tal fine, l’Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

• indirizzo e-mail,
• eventuali altre preferenze salvate (ad esempio, la lingua di visualizzazione).

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali?

L’unità A.1 «Servizi di standardizzazione dei dati e dei formati» dell’Ufficio delle pubblicazioni conserva i dati personali solo per il tempo necessario a rispondere a una domanda, vale a dire per un massimo di 6 mesi. I dati relativi al profilo utente vengono cancellati dopo 3 anni di inattività.

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali?

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati, ecc.) sono conservati nei server della Commissione. Tutte le operazioni di trattamento sono effettuate ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento in sé e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono la limitazione dell’accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini della specifica operazione di trattamento.

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati?

L’accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della «necessità di sapere». Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli?

I diritti dell’utente in quanto «interessato» sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile l’utente ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dat.

Si acconsente a fornire i propri dati personali all’unità A.1 «Servizi di standardizzazione di dati e formati» dell’Ufficio delle pubblicazioni per la presente operazione di trattamento. Tale consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l’esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario, è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Per esercitare i propri diritti in relazione a una o più operazioni di trattamento specifiche occorre indicarne il riferimento (vale a dire il numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.

9. Contatti

Titolare del trattamento

Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande o dubbi, o per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all’uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento, vale a dire l'unità A.1 «Servizi di standardizzazione di dati e formati» dell’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea: info@publications.europa.eu.

Responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (data-protection-officer@ec.europa.eu).

Garante europeo della protezione dei dati

Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, l’utente interessato ritenga che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu).

10. Dove trovare ulteriori informazioni

Tutte le operazioni di trattamento di dati personali effettuati dalla Commissione che sono state documentate e che sono state notificate al responsabile della protezione dei dati sono pubblicate nel registro del responsabile della protezione dei dati della Commissione.

Questa specifica operazione di trattamento è stata inserita nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-02106.