4.2.1. De productieketen
Nauw overleg tussen de diverse afdelingen is cruciaal voor een efficiënte productie van de kopij.
De voorbereiding van de door de auteursdiensten verstrekte originele documenten (kopij) wordt zorgvuldig georganiseerd. Voor een doeltreffende en dus snelle productie wordt het gebruik van een “productieketen” tussen auteursdienst, Publicatiebureau en drukkerij aanbevolen.
Hieronder worden gemeenschappelijke werkmethoden verstaan die worden toegepast vanaf de opstelling van een tekst in elektronische vorm:
- stylesheets/templates of coderingsmodellen (zie punt 4.2.2),
- standaardschrijfregels (waarbij zo vroeg mogelijk in het proces van de voorbereiding van documenten de regels en conventies van deze schrijfwijzer worden toegepast).
Aan het begin van elke opdracht moet de projectbeheerder in nauw overleg met de auteur en de drukker alle productieparameters vaststellen. Allereerst moet worden vastgesteld hoe de bestanden moeten worden geconfigureerd. In dit stadium moet echter vooral exact worden bepaald welke coderingsmodellen of stylesheets worden gebruikt (zie punt 4.2.2), aangezien deze sterk afhankelijk zijn van de programma’s van de drukker voor het transcoderen en opvragen van de tekst.
In dit proces met elke latere handeling moet zo vroeg mogelijk in de productieketen rekening worden gehouden. Voordelen: de kopijvoorbereiding kan worden verbeterd, waarbij een veelvoud aan onnodige en zelfs dure handelingen die vaak tot fouten leiden, wordt vermeden. Uiteindelijk verloopt de productie sneller, wordt de kwaliteit beter en dalen de productiekosten.
Tot slot stelt een vast en eenvormig werkplan iedere deelnemer aan de productieketen in staat zijn procedures te optimaliseren. Als overal hetzelfde schema wordt toegepast, kunnen voor alle productiedeelnemers identieke procedures worden vastgesteld, met name voor de drukkers; hierdoor kan het Publicatiebureau (en dus de auteurs) bij onvoorziene omstandigheden snel voor een andere contractant kiezen zonder dat het productieproces wordt onderbroken.