Juridische mededeling

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en persoonlijke levenssfeer. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u de informatie over de verwerkingshandeling “Website van de Interinstitutionele schrijfwijzer”, uitgevoerd door eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerkingshandeling: Eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om uw vragen of opmerkingen te beantwoorden wanneer u via een van de daarvoor bestemde contactadressen via e-mail contact opneemt met het team van de Interinstitutionele schrijfwijzer.

Daarnaast wordt, als u zich abonneert op de nieuwsbrief van de Interinstitutionele schrijfwijzer, uw e-mailadres voor dat doel opgeslagen.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, dus ook niet voor profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

• de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend,
• door uw bericht te versturen, u toestemming geeft voor de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op de beantwoording van uw vraag.

Aanvullende rechtsgrondslag:

Besluit 2009/496/EG, Euratom van het Europees Parlement, de Europese Raad, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie, met name artikel 5, lid 1, punt b).

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties verzamelt de volgende categorieën persoonsgegevens:

Vragen/opmerkingen van gebruikers:

• uw e-mailadres,
• uw voor- en achternaam, als u deze samen met uw e-mailadres hebt verstrekt,
• eventuele verdere persoonsgegevens die u in uw bericht meestuurt.

Abonnement op de nieuwsbrief:

• uw e-mailadres.

Als u contact opneemt met het team van de Interinstitutionele schrijfwijzer, is alleen het vermelden van uw e-mailadres verplicht.

Daarnaast kunt u bij het gebruik van de website van de schrijfwijzer een gebruikersprofiel aanmaken en uw voorkeuren opslaan. Die gegevens worden opgeslagen op het OP-portaal (zie ook de privacyverklaring van het OP-portaal). Hiervoor verzamelt het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:

• uw e-mailadres,
• eventuele voorkeuren die u instelt (bv. de weergavetaal).

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om een vraag te beantwoorden, namelijk maximaal zes maanden. Voor uw gebruikersprofiel worden de gegevens gewist als u drie jaar niet op de website actief bent geweest.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databases, geüploade gegevensreeksen enz.) worden opgeslagen op de servers van de Commissie. Alle verwerkingshandelingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerkingshandeling belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing, heeft u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of uw gegevens over te laten dragen.

U hebt toestemming voor deze verwerking gegeven om uw persoonsgegevens aan eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Publicatiebureau te verstrekken. U kunt uw toestemming altijd intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming introk.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Geef in uw verzoek aan op welke verwerkingshandeling(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie te vermelden.

9. Contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 uitoefenen of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie: info@publications.europa.eu.

De functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (data-protection-officer@ec.europa.eu).

De Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

Alle verwerkingshandelingen ten aanzien van persoonsgegevens door de Commissie die zijn gedocumenteerd en aan de functionaris voor gegevensbescherming zijn gemeld, worden bekendgemaakt in het register van de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie.

Deze specifieke verwerkingshandeling is in het openbaar register van de DPO opgenomen met de volgende referentie: DPR-EC-02106.