4.2.3. Przygotowanie tekstu

Ogólne

• Należy pisać czcionką zwykłą, bez zachowywania układu typograficznego tekstu.
• Tekst powinien być niewyjustowany, bez dzieleń na końcu wiersza, nawet w przypadku słów złożonych.
• Należy przestrzegać zasad dotyczących interpunkcji, zob. pkt 6.4.
• Obróbka tekstu powinna być logiczna i spójna (należy stosować te same parametry do identycznych elementów dokumentu).

Znaki specjalne

• Należy stosować jedynie powszechnie dostępne znaki specjalne.
• Nie należy stosować jakiejkolwiek transliteracji („ss” zamiast „ß”, „ue” zamiast „ü” itd.).
• Należy zawsze używać cyfr 1 i 0 z klawiatury i nie zastępować ich literami „l”, „I” lub „O”.
• Znak wielokropka (…) uzyskuje się, wpisując z klawiatury Alt 0133 lub Ctrl-Alt-kropka (nie należy używać trzech następujących po sobie znaków kropki).

Cyfry

• W liczbach składających się z więcej niż trzech cyfr twardą spacją oddziela się tysiące, miliony, miliardy itd. (np. 1 000, 300 000). W zapisie tych liczb nie należy stosować kropki.
• Ułamki dziesiętne zapisuje się z przecinkiem, a nie z kropką (np. 13,6).
• Zasady pisowni liczb, zob. również pkt 10.8.

Spacja twarda (niełamliwa)

• Nie pozwala łamać w danym miejscu wiersza tekstu. Jest stosowana tam, gdzie konieczne jest utrzymanie w jednym wierszu dwóch lub więcej wyrazów.
• Należy stosować ją w przypadkach podanych poniżej oraz w przypadkach określonych w zasadach dotyczących interpunkcji (zob. pkt 6.4):

  nr•Dz.U.•L•10•000

  s.•Dz.U.•C••r.

  NB:

  W programie Word twardą spację otrzymuje się, naciskając sekwencję klawiszy Alt 0160 lub Ctrl-Shift-klawisz spacji.

Wykresy, ilustracje i tabele

• Wykresy, ilustracje itp. należy przesyłać w osobnych plikach, w wysokiej rozdzielczości.
• Należy sprawdzać prawa autorskie do zdjęć i rysunków.
• W tekście należy wyraźnie zaznaczyć miejsca, w których ma być wstawiona ilustracja czy wykres, używając czytelnych znaczników (<ilustracja1>, <wykres1>, <tabela1> itd.).
• Pliki Excel należy dostarczać osobno.

Cudzysłów

• Należy stosować znaki cudzysłowu odpowiednie dla danego języka.
• W tekstach w języku polskim stosuje się trzy rodzaje cudzysłowu (w nawiasach podano kod alfanumeryczny do wprowadzania z klawiatury):

  poziom 1„…”(Alt 0132/Alt 0148)
  (cytat główny)

  poziom 2 »…«(Alt 0187/Alt 0171)
  (cytat w cytacie)

  poziom 3‘…’(Alt 0145/Alt 0146)
  (cytat w cytacie w cytacie)

Apostrof

• W tekstach lub adnotacjach w języku obcym, w którym stosowane są apostrofy, należy używać apostrofów poprawnych typograficznie (w zależności od używanej czcionki ’ lub ’). Aby za pomocą klawiatury wpisać apostrof poprawny typograficznie, należy użyć kombinacji klawiszy Alt 0146, a nie znaku zastępczego (') bezpośrednio dostępnego z klawiatury.

Wielkie i małe litery

• Nagłówków w manuskrypcie nie należy zapisywać w całości wielkimi literami. W razie potrzeby drukarnia zastosuje odpowiedni format.
• Wielkie lub małe litery należy stosować zgodnie z zasadami niniejszego Przewodnika (zob. pkt 10.2).

Przypisy dolne

• Dodając przypisy do tekstu, należy stosować wyłącznie odpowiednią funkcję: dolny References/Insert footnote.
• W przypadku tekstów przeznaczonych do publikacji na papierze ręczne formatowanie numerów przypisów jest zbędne i czasem stanowi utrudnienie. Przykład: Program Word generuje „1 -” , korektorzy stosują format „¹”, drukarnia odczytuje jedynie funkcję „Przypis dolny”. Ostatecznie to do drukarni należy prawidłowe sformatowanie numerów przypisów zgodnie z zasadami zawartymi w niniejszym Przewodniku.
• Odsyłacze do przypisów należy oznaczać cyframi arabskimi (inne znaki, takie jak gwiazdki lub litery, zachować dla szczególnych przypadków).
• Nie należy stosować przypisów typu „Idem” lub „Ibidem”, ponieważ układ tekstu drukowanego jest zwykle inny niż układ oryginalnego manuskryptu.
• Odnośnik do przypisu (wraz z nawiasami) zapisuje się zawsze czcionką zwykłą (nawet jeśli tekst lub tytuły, do których się odnosi, pisane są kursywą lub czcionką pogrubioną).

Myślniki

• Myślniki w postaci pauzy (Alt 0151) stosuje się na początku każdego składnika wyliczenia (zasada ta obowiązuje we wszystkich językach).
• W języku polskim półpauzę (Alt 0150) stosuje się w wyrażeniach określających pewien zakres („od … do …”, np. 26–27 marca) lub ukazujących pewne relacje przestrzenne (np. rajd Paryż–Dakar).

Nagłówki

• Nie należy ręcznie formatować nagłówków, lecz stosować arkusze stylów.
• W razie braku specjalnego arkusza stylów należy stosować style zdefiniowane w programie Word (Nagłówek 1, Nagłówek 2, Normalny itd.).
• Nagłówków nie należy zapisywać w całości wielkimi literami.