9.1.1. Adresy: zasady ogólne
Co do zasady w publikacjach instytucji europejskich używa się zawsze formatu międzynarodowego.
Analizowanie różnych form zapisu adresów to trudne i skomplikowane zadanie, nie istnieje bowiem jednolity system dla wszystkich krajów. Ponadto stosuje się różne zapisy dla przesyłek krajowych i międzynarodowych. Co do zasady w publikacjach instytucji europejskich używa się zawsze formatu międzynarodowego.
Szczegółowe informacje dotyczące zapisu adresów znajdują się na stronach internetowych urzędów pocztowych w poszczególnych krajach. Odnośniki do tych stron dostępne są w witrynie Światowego Związku Pocztowego (Universal Postal Union – UPU) (https://www.upu.int/en/PostalSolutions/ProgrammesServices/Addressing-Solutions).
UPU wydaje także zalecenia o charakterze ogólnym, jednak w tekstach instytucji europejskich istnieje dodatkowe ograniczenie, które należy wziąć pod uwagę – jest to ich jednojęzyczny lub wielojęzyczny charakter.
Przydatne adresy
UPU, systemy adresowe (EN, FR):
https://www.upu.int/en/Postal-Solutions/Programmes-Services/Addressing-Solutions
UPU, pocztowe systemy adresowe w państwach członkowskich (EN, FR):
https://www.upu.int/en/Postal-Solutions/Programmes-Services/Addressing-Solutions#scroll-nav_5
UPU, Universal POST*CODE® DataBase (EN, FR):
https://www.upu.int/en/Postal-Solutions/Programmes-Services/Addressing-Solutions#scroll-nav_1
Stosowane języki i znaki
Kraj przeznaczenia, będący częścią adresu, należy zapisywać zgodnie z zaleceniami kraju wysyłki (najlepiej w języku kraju wysyłki lub języku powszechnie stosowanym w komunikacji międzynarodowej).
Nazwę kraju przeznaczenia należy zapisywać drukowanymi literami w ostatniej linii adresu.
Ze względu na różnice w krajowych zaleceniach dotyczących użycia liter majuskułowych (wersalików) w adresach (np. w ostatniej linii albo w dwóch lub trzech ostatnich liniach) zdecydowano ujednolicić zapis – wersalikami wyróżnia się jedynie nazwę kraju.
Jeżeli w kraju przeznaczenia stosuje się inny alfabet niż łaciński lub nazwa tego kraju w danym języku odbiega znacznie od tej używanej powszechnie, nazwę kraju oraz – w miarę możliwości – nazwę miasta należy powtórzyć w języku powszechnie stosowanym w komunikacji międzynarodowej. Pozwoli to uniknąć problemów podczas tranzytu przez kraje pośrednie.
Pozostała część adresu musi być zgodna z zaleceniami kraju przeznaczenia.
Kody pocztowe
Starsze kody pocztowe stosowane w międzynarodowym obrocie pocztowym (kody europejskie zgodne z zaleceniem Europejskiej Konferencji Administracji Poczty i Telekomunikacji z 1965 r. oraz kody alfa-2 według normy ISO 3166 dla pozostałych krajów) zostały w wielu krajach zmienione lub zaprzestano ich stosowania.
Siedem państw członkowskich UE (według stanu na 1 kwietnia 2024 r.) nadal stosuje kod krajowy: Chorwacja (HR), Cypr (CY), Łotwa (LV), Litwa (LT), Luksemburg (L), Finlandia (FI) oraz Szwecja (SE).
Łotewski kod pocztowy pisany jest po nazwie miasta, po przecinku i spacji:
Ryga, LV-1073
W wypadku pozostałych państw członkowskich nie należy stosować starych kodów pocztowych. Przykładowo w Niemczech użycie starego kodu może spowodować opóźnienie przesyłki przez maszynę sortującą.