4.1.3. Revisão de provas no Serviço das Publicações
Os revisores de provas, além de lerem o texto a publicar com um novo olhar, são responsáveis pela verificação linguística (regras e convenções linguísticas) e técnica (convenções tipográficas).
Os revisores de provas, para além de lerem o texto com um olhar novo, são responsáveis pela verificação linguística (respeito da língua e das convenções) e técnica (respeito das regras tipográficas). Contudo, não são revisores lato sensu: devem manter‑se neutros no que diz respeito às intenções do autor, cabendo sempre a este julgar o conteúdo do texto.
Limpeza dos manuscritos
Os manuscritos são confiados aos revisores de provas para a «limpeza» (preparação tipográfica e leitura do texto). Esta etapa anterior à produção destina‑se a corrigir eventuais erros ortográficos e gramaticais e a assinalar imprecisões e incoerências, com vista a tornar a mensagem perfeitamente compreensível. A homogeneidade de todos os elementos do manuscrito deve igualmente ser objeto de um exame meticuloso. Eventuais equívocos ou outras questões são tratados em estreita concertação com o serviço autor.
Os revisores de provas são igualmente responsáveis pela harmonização do texto em função das regras e das convenções interinstitucionais do presente Código de Redação.
A pedido do serviço autor ou com o seu acordo prévio, podem ser realizadas intervenções editoriais mais profundas (revisão editorial do texto).
A numeração das páginas do manuscrito, que deve ser efetuada previamente pelo serviço autor, é verificada e, se necessário, completada. Qualquer elemento do manuscrito em falta deve ser imediatamente assinalado. A concordância das chamadas das notas no texto com as notas de rodapé deve ser igualmente verificada.
A concordância entre as diferentes versões linguísticas de um manuscrito é da competência do serviço autor. Contudo, o Serviço das Publicações pode, se necessário, assegurar a referida concordância, desde que o serviço autor conceda prazos suficientes.
O objetivo primordial da limpeza dos manuscritos é facilitar o trabalho de composição, de modo a economizar ulteriormente despesas suplementares. A qualidade do manuscrito fornecido à tipografia é, assim, um elemento essencial para todo o processo de produção. Respeitando as indicações relativas à preparação e à apresentação dos manuscritos (ver o ponto 4.2) e assegurando uma qualidade irrepreensível do texto, os autores têm a possibilidade de limitar os custos de produção, tornando‑a ao mesmo tempo mais rápida (a ordem de impressão pode mesmo ser dada a partir das primeiras provas).
Um manuscrito defeituoso pode ser devolvido ao autor.
Um bom manuscrito garante uma produção rápida e de qualidade.
Provas e correções de autor
As provas são revistas pelos revisores de provas, que verificam a correspondência do texto com o manuscrito fornecido e as regras aplicáveis para cada língua. O primeiro conjunto de provas é enviado ao serviço autor para aprovação e eventual inserção de correções de autor.
As correções de autor nas provas devem limitar‑se ao essencial. O serviço autor deverá efetuar as correções de autor de maneira clara, legível e de forma que o revisor de provas não seja obrigado a rever a obra linha a linha (correções a vermelho, bem visíveis, eventualmente assinaladas com um círculo ou marcadas na margem; evitar anotar as correções de autor numa folha separada).
A tipografia considera como correção de autor — faturada à parte — qualquer correção na prova que difira do manuscrito inicial (melhorias, retificações, harmonizações, atualizações, clarificações que resultem de um manuscrito confuso ou insuficientemente preparado, etc.). Nesta fase, já não se deve retocar as frases, nem atualizar números recebidos à última hora e mais recentes do que o período de referência da obra, nem acrescentar sinais de pontuação no intuito de atingir uma perfeição ilusória.
Todos os acrescentos e supressões, da simples vírgula ao parágrafo inteiro, são correções de autor que é necessário, na medida do possível, evitar devido aos eventuais atrasos e custos que acarretam. Estes custos podem atingir montantes importantes e, aparentemente, desproporcionados em relação às correções solicitadas. Uma modificação mínima pode conduzir à recomposição de parágrafos inteiros, a uma nova paginação de várias folhas ou mesmo de toda a obra, com uma eventual incidência na paginação, no índice e nas referências no interior do texto ou do índice remissivo (no caso de modificações julgadas indispensáveis, é ao serviço autor que incumbe repercutir as mudanças subsequentes).
A composição exige geralmente duas provas. Na primeira prova, o revisor de provas efetua uma leitura completa do texto, comparando‑o com o original, verifica se todos os elementos do texto se encontram efetivamente presentes e se todas as instruções tipográficas foram respeitadas. Seguidamente, uma segunda prova permite verificar as correções introduzidas na primeira. Nenhuma correção de autor deve ser admitida na fase da segunda prova.
No que diz respeito às publicações periódicas ou urgentes, e em função dos prazos, os serviços autores devem respeitar uma data de fecho de redação. Esta exigência permite não só entregar a publicação no prazo, mas também evitar as correções de autor de última hora e, por conseguinte, despesas suplementares.
Por último, importa notar que o Serviço das Publicações não pode aceitar executar correções de autor sem o acordo formal dos gestores orçamentais.