4.2.2. Estrutura lógica dos documentos
O conteúdo de um documento impresso deve ser apresentado com uma estrutura lógica, utilizando componentes de texto diferenciados (títulos, texto, referências, etc.).
Um documento impresso é composto por dois elementos: o conteúdo, ou seja, as cadeias de caracteres associadas à sua estrutura lógica, e a apresentação.
A apresentação é do domínio da tipografia, sendo finalizada pelo tipógrafo, segundo as instruções do grafista. Geralmente, a apresentação do texto original, a paginação, etc. não correspondem à apresentação do texto composto pelo tipógrafo; tentar aproximar‑se da apresentação do texto impresso é, pois, inútil ou até prejudicial (por exemplo, as palavras não devem ser divididas manualmente no fim da linha com um hífen, pois essas separações terão de ser suprimidas no tratamento do documento pelo tipógrafo).
Contudo, o tipógrafo deve poder reconhecer as diferentes partes do texto. Para tal, devem ser respeitadas as seguintes regras na elaboração de um documento eletrónico:
- aplicar uma folha de estilos, ou
- aplicar uma etiquetagem, de acordo com um protocolo bem definido.
Folhas de estilos
Para que o texto possa ser bem interpretado pelo tipógrafo, é essencial assinalar corretamente os diferentes níveis do texto (títulos, texto normal, anotações, etc.).
O Word oferece para este efeito uma solução simples, mas que deve ser utilizada com rigor: os estilos. Cada uma das componentes do texto é diferenciada através da aplicação de um marcador (estilo) diferente:
- níveis de título (Heading 1, Heading 2, etc.),
- texto normal, justificado, alinhado à esquerda ou à direita, etc. (Normal, etc.),
- referências, caixas, notas de rodapé, etc.
Deve ser atribuído a cada elemento um estilo único, de preferência baseado num esquema lógico.
Por exemplo, não diferenciar manualmente os títulos de nível diferente (negrito, itálico, etc.)!
Contudo, permitir que todos os autores escolham livremente os estilos a utilizar pode criar uma dificuldade: cada obra é objeto de um tratamento específico, com uma profusão de estilos cuja gestão rapidamente se complica. É por isso desejável, ou mesmo necessária, uma normalização dos estilos.
Idealmente, as folhas de estilos aplicáveis aos diversos trabalhos deveriam partir de uma mesma base (uma folha normal). Paralelamente, as folhas de estilos podem ser acompanhadas por templates específicos, que permitam dar resposta à diversidade das apresentações (a expressão «template específico» designa a adaptação de uma folha de estilos única à apresentação tipográfica específica da obra a preparar).
A utilização rigorosa dos estilos, nomeadamente para diferenciação dos títulos, tem uma vantagem suplementar no Word: permite ao autor gerar automaticamente um índice, o que é impossível se a diferenciação dos títulos for manual.
Protocolo de etiquetagem
Outra técnica muito importante de diferenciação dos elementos do texto é a aplicação de um «protocolo de etiquetagem», ou seja, a indicação do nível lógico de todos os elementos do texto (por exemplo, título de capítulo, de secção; texto normal, texto recolhido; referências). O protocolo de etiquetagem deve incluir a descrição dos elementos do texto, as etiquetas e a apresentação tipográfica desejada.
Estas etiquetas têm, normalmente, um formato do tipo <ETIQUETA>, por exemplo <TCHAP> para uma etiqueta que indique um título de capítulo. Inspiram‑se na linguagem de marcação SGML (Standard Generalised Markup Language). Depois de a SGML ter começado a ser aplicada surgiram várias outras linguagens semelhantes, predominando atualmente a XML (Extensible Markup Language).
As etiquetas utilizadas nestes protocolos têm a vantagem de poder ser interpretadas diretamente pelos programas de edição assistida por computador (bem como pelos programas de processamento de texto avançados), dispensando um tratamento laborioso de limpeza dos documentos antes da impressão. A aplicação dos protocolos de etiquetagem exige que se chegue a um acordo numa fase bastante precoce, idealmente aquando da conceção da obra.
No caso dos documentos multilingues, convém associar o Serviço de Tradução da instituição. Este último, agindo como multiplicador de textos, ao acrescentar as versões linguísticas desejadas pode tratar o texto etiquetado concentrando‑se apenas no seu conteúdo, sem desperdiçar recursos inutilmente na apresentação. Importa também mencionar que um documento etiquetado, que contenha um mínimo de códigos de formatação, se presta mais ao tratamento por instrumentos de tecnologia linguística avançada.