4.2.3. Preparação do texto

Para otimizar os processos de trabalho com vista à produção, é indispensável respeitar determinadas regras.

Convenções para a datilografia

Para otimizar os processos de trabalho com vista à produção (papel, CD‑ROM, DVD, Internet, etc.), é indispensável respeitar as seguintes regras:

Geral

  • Datilografia «ao quilómetro» (sem paginação).
  • Texto não justificado, não dividindo as palavras no final da linha, mesmo tratando‑se de palavras compostas.
  • Espaços na pontuação: ver o ponto 6.4.
  • Tratamento lógico e coerente do texto (utilizar os mesmos parâmetros para os elementos idênticos de um documento).

Caracteres especiais

  • Utilizar os caracteres especiais disponíveis.
  • Evitar a transliteração («ss» em vez de «ß», «ue» em vez de «ü», etc.).
  • Utilizar sempre os algarismos 1 e 0 do teclado, e não o «l» ou o «O» maiúsculo, em sua substituição.
  • Para o «o» ordinal (1.o, 2.o…) ou em «n.o», utilizar a sequência terminação «o» após o ponto e em posição superior à linha [não utilizar o sinal «°» do teclado Azerty nem a sequência Alt 0176 (símbolo do grau «°»)].
  • Para as reticências (…), utilizar a sequência Alt 0133 ou Ctrl‑Alt‑ponto final (.) [não utilizar três pontos consecutivos (...)].

Números

  • Números que exprimam quantidade: separar os grupos de três algarismos por um espaço (espaço protegido) e não por um ponto (exemplo: 300 000).
  • Números usados numa enumeração, como anos, numeração de páginas, etc.: não usar espaço (exemplos: 1961, p. 2064).
  • Números decimais: com uma vírgula (exemplo: 13,6), e não com um ponto.
  • Regras de escrita dos números: ver também o ponto 10.9.

Espaços protegidos

  • Permitem evitar que sejam separados no fim da linha elementos que devem formar um bloco único.
  • Utilizar nomeadamente nos seguintes casos, além dos que são indicados nas regras de pontuação (ver o ponto 6.4):

    n.º•JO L•10•000

    p.•JO C•C.•M. Dupont

NB:

No Word, o espaço protegido obtém‑se carregando em Ctrl‑Shift‑Espaço ou digitando Alt 0160.

Gráficos, imagens e quadros

  • Juntar os gráficos e as imagens em ficheiros separados, em formato de alta resolução.
  • Verificar os direitos de reprodução/copyright das imagens e ilustrações.
  • Assinalar o ponto de inserção da imagem ou do gráfico com uma etiqueta clara (<IMAGEM 1>, <GRÁFICO1>, <QUADRO1>, etc.).
  • Entregar os ficheiros Excel separadamente.

Aspas

  • Utilizar as aspas específicas da língua.
  • Em português, existem três níveis de aspas (entre parênteses, o código alfanumérico a utilizar para introduzir as aspas):

    nível 1«…»(Alt 174/Alt 175)
    (citação principal)

    nível 2“…”(Alt 0147/Alt 0148)
    (citação na citação)

    nível 3‘…’(Alt 0145/Alt 0146)
    (citação na citação na citação)

Apóstrofo

  • Nos textos ou notas numa língua que utilize o apóstrofo, usar o apóstrofo tipográfico correto (’ ou ’, em função da família de caracteres utilizada) obtido com a sequência Alt 0146 e não com o símbolo (') do teclado.

Maiúsculas/minúsculas

  • Não datilografar todo o título em maiúsculas.
  • Acentuar as maiúsculas (África, À…); ver também o ponto 10.7.
  • Utilizar as maiúsculas/minúsculas de acordo com as regras do presente Código de Redação (ver o ponto 10.7).

Notas de rodapé

  • Utilizar exclusivamente a função References/Insert footnote.
  • No caso de um manuscrito destinado a ser publicado em suporte de papel, em princípio é inútil ou até prejudicial reformatar manualmente os números das notas. Por exemplo: o Word gera 1, os revisores de provas aplicam (1). O tipógrafo recupera apenas a função Footnote; compete‑lhe reformatar corretamente os números das notas de rodapé, de acordo com as convenções do presente Código de Redação.
  • Numeração clara das notas em algarismos árabes (reservar outros sinais como asteriscos ou letras para os casos específicos).
  • Evitar as referências do tipo idem ou ibidem, já que a apresentação do texto na obra impressa será diferente da do manuscrito.
  • A chamada de nota (incluindo os parênteses) deve ser composta em romano fino (mesmo se o texto ou o título for composto em itálico ou a negrito).

Travessões

  • Utilizar o travessão (Alt 0151) para introduzir os elementos de uma enumeração (regra única para todas as línguas).
  • Em português, pode por vezes utilizar‑se o travessão em vez dos parênteses.

Títulos

  • Não utilizar a formatação manual, mas sim uma folha de estilos.
  • Na ausência de uma folha de estilos específica, utilizar os estilos Word (Heading 1, Heading 2, Normal, etc.).
  • Nunca datilografar todo o título em maiúsculas.
NB:

Utilizando os estilos do Word, no fim do tratamento do texto pode ser gerado automaticamente um índice; numa conversão em PDF para publicar um documento na Internet, geralmente estes títulos gerarão de modo automático hiperligações (bookmarks), elementos indispensáveis para facilitar a consulta em linha de PDF longos.

Outras recomendações

Quando um manuscrito é entregue por partes, o serviço autor, quando entregar a primeira parte do manuscrito, deve ter o cuidado de fornecer um índice (mesmo provisório) da obra, a fim de que os revisores de provas possam ter uma perspetiva global do documento.

O manuscrito deve ser cuidadosamente verificado pelo serviço autor antes do envio ao Serviço das Publicações. As correções devem revestir um caráter excecional e ser perfeitamente claras e legíveis. Quando são introduzidas correções importantes na fase da primeira prova, é necessário recomeçar tudo a partir do texto datilografado, o que tem consequências sobre a paginação (por vezes radicais, exigindo alterações em cascata), obrigando em muitos casos a provas suplementares e a efetuar uma nova verificação (com a correspondente dilatação dos prazos e dos custos).

Finalmente, é aconselhável, na medida do possível, não constituir registos compostos, que juntem textos criados com um software diferente.