4.2.1. Zásada výrobného reťazca

Úzka spolupráca medzi rôznymi autorskými útvarmi je kľúčová pre efektívnu prípravu rukopisov.

Originálne dokumenty dodané autorskými útvarmi („rukopisy“) musia byť výsledkom svedomito vykonanej úpravy. V záujme efektívneho, a tým aj rýchleho vytvorenia dokumentov sa odporúča zostaviť „výrobný reťazec“, ktorý budú tvoriť autorské útvary, Úrad pre publikácie a tlačiarne.

„Výrobným reťazcom“ treba jednoducho rozumieť spoločné zásady práce od okamihu tvorby textu v elektronickej podobe:

• štýly/šablóny alebo značkovacie protokoly (pozri podbod 4.2.2),
• štandardné pravidlá písania (spolu s uplatnením pravidiel v čo možno najkratšej lehote a zásad uvedených v tejto medziinštitucionálnej príručke úpravy dokumentov).

Pred začatím každej práce musí vedúci projektu v úzkej súčinnosti s autorom a tlačiarom určiť všetky výrobné parametre. Začať treba stanovením potrebnej konfigurácie súborov. Práve v tejto fáze je však predovšetkým potrebné presne vymedziť použitie značkovacích protokolov alebo štýlov (pozri podbod 4.2.2), ktorých určenie priamo závisí od počítačových programov na prekódovanie/zber informácií používaných tlačiarmi.

Pri takomto postupe sa musí každý úkon odvíjať od čo možno najvyššieho článku reťazca. Postup prináša viaceré výhody: úprava rukopisu môže byť dokonalejšia a netreba vykonávať zbytočné alebo dokonca nákladné viacnásobné ručné zásahy, ktoré sú často zdrojom chýb. Výroba je v konečnom dôsledku rýchlejšia, kvalita je optimalizovaná a výrobné náklady sú nižšie.

Stabilný a jednotný plán práce napokon umožňuje každému účastníkovi optimalizovať svoje postupy. Ak je schéma zovšeobecnená pre všetky strany zainteresované na výrobe, najmä tlačiarne, možno stanoviť rovnaké postupy, čo za nepredvídaných okolností umožňuje úradu, a teda aj autorom kedykoľvek sa obrátiť na iného zmluvného partnera bez toho, aby došlo k náhlemu prerušeniu výrobného procesu.