4.2.2. Logická štruktúra dokumentov
Obsah vytlačeného dokumentu ma byť zobrazený podľa logickej štruktúry a s použitím odlíšiteľných zložiek textu (nadpisy, text, odkazy atď.).
Vytlačený dokument pozostáva z dvoch základných prvkov: obsahu, t. j. typografických značiek zoskupených do riadkov podľa istej logickej štruktúry, a vonkajšej stránky, teda formy.
Forme, ktorá patrí do oblasti typografie, dodá konečnú podobu tlačiar podľa požiadaviek grafikov. Forma originálneho textu, jeho zalamovanie atď. zvyčajne nezodpovedajú konečnej forme textu vysádzaného tlačiarom. Chcieť sa pri úprave rukopisu priveľmi priblížiť k forme tlačoviny je preto veľmi často zbytočné, ba dokonca rušivé (napríklad sa treba vyvarovať ručného rozdeľovania slov, pretože tieto slová musí tlačiar pri spracovaní dokumentu odstrániť).
Je však potrebné, aby tlačiar vedel rozpoznať jednotlivé časti textu. Pri vkladaní dokumentu treba preto dbať na to, aby:
- bolo použité buď formátovanie pomocou štýlov,
- alebo značkovanie podľa presne vymedzeného protokolu.
Štýly dokumentov
Ak chceme, aby tlačiar správne prezentoval text, našou prvoradou úlohou je správne označiť jednotlivé úrovne textu (nadpisy, normálny text, poznámky…).
V tomto smere Word poskytuje jednoduché riešenie, ktoré však treba používať presne stanoveným spôsobom: štýly. Každá zložka textu sa diferencuje pomocou odlišnej značky (štýlu):
- úroveň nadpisu (Heading 1, Heading 2…),
- normálny text, zarovnaný podľa okraja, zarovnaný vľavo alebo vpravo… (Normal…),
- odkazy, rámčeky, poznámky pod čiarou…
Každému prvku sa musí priradiť jednotný štýl vytvorený najmä na základe logickej schémy.
Napríklad nadpisy s rôznou hodnotou (tučné písmo, kurzíva…) nediferencujte ručne!
Ponechať výber štýlu na autora však môže spôsobiť problém: každé dielo sa spracúva osobitným spôsobom, pričom veľké množstvo štýlov, ktoré možno použiť, sa môže stať nezvládnuteľným. Štandardizácia štýlov je práve preto nielen žiaduca, ale aj nevyhnutná.
V ideálnom prípade by štýly použiteľné na jednotlivé práce mali vychádzať z rovnakého základu (štandardný štýl). Štýly môžu byť zároveň doplnené vlastnými šablónami, ktoré umožňujú vyriešiť problém rozmanitosti foriem („vlastná šablóna“ znamená prispôsobenie jednotného štýlu špecifickej typografickej forme diela, ktoré sa má upraviť).
Prísne používanie štýlov vo Worde, najmä na diferencovanie nadpisov, predstavuje vo Worde ďalšiu výhodu: autorovi umožňuje automaticky generovať obsah, čo nie je možné pri ručnom diferencovaní nadpisov.
Značkovací protokol
Ďalšou dôležitou technikou na diferencovanie prvkov textu je „značkovací protokol“, čiže označenie logickej úrovne všetkých prvkov textu (napríklad názov kapitoly, oddielu; normálny text, odsadený text; odkazy). Značkovací protokol musí byť zostavený spolu s opisom uvedených prvkov, značkami a požadovanou typografickou formou.
Značky majú bežne formát typu <ZNAČKA> (<BALISE>), napríklad <NKAP> (<TCHAP>), ak ide o značku označujúcu názov kapitoly. Pochádzajú zo značkovacieho jazyka SGML (standard generalised markup language). Od zavedenia SGML boli vyvinuté mnohé jeho pokračovania, pričom v súčasnosti sa najčastejšie používa XML.
Značky používané v týchto protokoloch majú tú výhodu, že ich môžu interpretovať priamo počítačové programy na editovanie (ako aj vyspelé programy na spracovanie textu), ktoré odbúravajú prácnu úpravu dokumentov pred ich zadaním do tlače. Použitie značkovacích protokolov si vyžaduje dohodu v dosť skorom štádiu, v ideálnom prípade v okamihu návrhu diela.
V prípade viacjazyčného dokumentu treba zapojiť prekladateľský útvar inštitúcie. Tento útvar, ktorý pôsobí ako subjekt rozmnožujúci texty tým, že pridáva požadované jazykové verzie, môže spracovať vyznačený text, pričom sa sústredí na obsah a nemusí sa zameriavať na formálnu stránku. Treba tiež spomenúť, že dokument označkovaný minimálnym množstvom formátovacích kódov sa lepšie hodí na spracovanie nástrojmi vyspelej jazykovej technológie.