4.2.1 Načelo proizvodne verige

Tesno sodelovanje med različnimi oddelki je ključnega pomena za učinkovito pripravo rokopisov.

Postopek za pripravo izvirnikov (rokopisov), ki jih predložijo avtorske službe, mora biti skrbno organiziran. Za zagotovitev učinkovite in hitre proizvodnje je priporočeno vzpostaviti t. i. „proizvodne verige“ med avtorskimi službami, Uradom za publikacije in tiskarno.

„Proizvodna veriga“ pomeni, da obstajajo skupna delovna načela vse od začetka priprave besedila v elektronski obliki:

• seznami slogov / predloge ali seznami z oznakami (glej oddelek 4.2.2),
• standardna slogovna pravila (pravila in dogovore iz tega slogovnega priročnika je treba uporabljati od najzgodnejših faz priprave besedila).

Na začetku proizvodnje vodja projekta v tesnem sodelovanju z avtorjem in tiskarjem določi parametre proizvodnje. Najprej se določi osnovna konfiguracija dokumentov. Zlasti pa je v tej fazi treba natančno določiti sezname z oznakami ali sezname slogov (glej oddelek 4.2.2), ki so v glavnem odvisni od programov za pretvorbo, ki jih uporabljajo tiskarji.

V takšnem postopku mora vsak ukrep segati čim višje v proizvodni verigi, saj se je tako možno izogniti nepotrebnim in dragim ročnim posegom, ki so pogosto vzrok za napake. Proizvodnja je tako lahko hitrejša, kakovost boljša, stroški pa so nižji.

Ustaljen in poenoten delovni načrt vključenim akterjem omogoča optimizacijo postopkov. Na podlagi poenotene sheme se lahko za vse akterje proizvodnje, zlasti tiskarje, določijo enaki postopki, kar v primeru nepredvidenih situacij Uradu in s tem avtorjem omogoča hitro zamenjavo izvajalca, ne da bi se pri tem postopek ustavil.