4.1.3 Publikationsbyråns korrekturavdelning
Korrekturläsarna ska kontrollera texten i språkligt avseende (dvs. att den följer språkregler och konventioner) och i tekniskt avseende (typografi).
Korrekturläsarna ska kontrollera texten i språkligt avseende (dvs. att den följer språkregler och konventioner) och i tekniskt avseende (typografi). De är dock inte granskare utan måste hela tiden förhålla sig neutrala till upphovsmannens avsikter, eftersom denne är den ende som kan besluta om ändringar i själva innehållet.
Manusbearbetning
Korrekturläsarna har till uppgift att bearbeta texten inför tryckningen genom att läsa igenom den och förbereda den typografiskt. Syftet med denna etapp är att rätta stavfel och grammatiska fel samt att påpeka eventuella oklarheter och inkonsekvenser, så att budskapet går fram. Korrekturläsarna ska också noggrant kontrollera att manusets alla delar är konsekventa. Alla oklarheter och frågor behandlas i nära samarbete med den textproducerande avdelningen.
Korrekturläsarna ska dessutom se till att texten följer de interinstitutionella reglerna och konventionerna i Publikationshandboken.
På begäran av eller efter överenskommelse med den textproducerande avdelningen kan även mer ingående redaktionella ändringar göras (redaktionell granskning av texten).
Manusets sidnumrering, som ska vara gjord innan manuset skickas till Publikationsbyrån, kontrolleras och kompletteras vid behov. Om något fattas i manuset måste det påpekas omedelbart. Överensstämmelsen mellan nottecken i texten och fotnoter ska också kontrolleras.
Det är den textproducerande avdelningens ansvar att se till att olika språkversioner av manuset stämmer överens. Publikationsbyrån kan dock vid behov åta sig att kontrollera detta, förutsatt att den textproducerande avdelningen ställer den tid som behövs till förfogande.
Syftet med manusbearbetningen är i första hand att underlätta sättningen, så att extrakostnader i möjligaste mån kan undvikas. Kvaliteten på det manus som lämnas till tryckeriet är alltså en avgörande faktor för resten av produktionsprocessen. Genom att följa anvisningarna för utformning av manus (se punkt 4.2) och se till att texten inte innehåller några felaktigheter kan upphovsmännen begränsa produktionskostnaderna och skynda på processen (eftersom tryckgodkännande i vissa fall t.o.m. kan ges efter förstakorrekturet).
Ett felaktigt manus kan sändas tillbaka till upphovsmannen.
Ett bra manus betyder snabb produktion och hög kvalitet.
Korrektur och ändringar mot manus
Korrekturen ses över av korrekturläsarna, som kontrollerar att texten stämmer överens med manus och följer de regler som gäller för varje språk. En uppsättning förstakorrektur skickas samtidigt till den textproducerande avdelningen för godkännande och för eventuellt införande av ändringar.
Upphovsmännens ändringar av texten bör begränsas till ett strikt minimum. Dessa ändringar mot manus ska vara tydliga, läsliga och utförda så att korrekturläsaren inte måste läsa texten in i minsta detalj för att hitta ändringarna (tydliga markeringar med rödpenna, eventuellt inringade eller markerade i marginalen och inte på ett separat ark).
Som ändringar mot manus – vilka debiteras extra – betraktar sätteriet/tryckeriet alla korrekturändringar mot lämnat förstamanus (t.ex. förbättringar, rättelser, konsekvensändringar, uppdateringar eller klargöranden på grund av ett oklart eller otillräckligt bearbetat manus). På detta stadium bör man inte ändra meningsbyggnaden, uppdatera sifferuppgifter som erhållits i sista minuten och som är färskare än dokumentets referensperiod eller ändra kommatering och annan interpunktion.
Varje tillägg eller strykning, från minsta kommatecken till hela stycken, är ändringar mot manus som såvitt möjligt måste undvikas på grund av de förseningar och extrakostnader de kan medföra. Dessa kostnader kan, särskilt vid fotosättning, uppgå till stora summor som kan tyckas oproportionerliga i förhållande till den begärda ändringen. En liten ändring kan innebära att hela stycken måste sättas om och att layouten måste ändras för flera sidor eller till och med för hela inlagan, vilket inverkar på sidnumrering, innehållsförteckning och sidhänvisningar i text och register (vid nödvändiga ändringar mot manus är det den textproducerande avdelningen som ansvarar för de ändringar som blir följden).
Sättningen kräver i regel två korrektur. Vid ett förstakorrektur läser korrekturläsaren hela texten och kontrollerar att den stämmer överens med manus. Alla textdelar måste finnas med och de typografiska reglerna följas. Vid ett andrakorrektur kontrollerar man de rättelser som gjorts vid förstakorrekturet. Inga ändringar mot manus bör tillåtas i andrakorrekturet.
För periodiska eller brådskande publikationer är det extra viktigt att den textproducerande avdelningen respekterar sista manusdagen. Detta gör inte bara att Publikationsbyrån kan hålla sina leveranstider, utan också att man kan undvika ändringar mot manus i sista minuten – och därmed extrakostnader.
Observera också att Publikationsbyrån inte kan utföra ändringar mot manus utan utanordnarens formella samtycke.