4.2.1 Produktionskedjan

Nära samarbete mellan olika avdelningar är avgörande för effektiv produktion av manuskripten.

De originaldokument som lämnas in (nedan kallade manuskript) måste förberedas noggrant. För att dokumentframställningen ska vara effektiv och därmed också snabb rekommenderas att produktionskedjor upprättas mellan de textproducerande avdelningarna, Publikationsbyrån och tryckerierna.

Med produktionskedja menas helt enkelt att de berörda avdelningarna tillämpar samma principer redan då texten skapas i elektroniskt format:

• Stilmallar/dokumentmallar eller uppmärkning (se punkt 4.2.2).
• Skrivregler (regler och konventioner i denna handbok ska tillämpas så tidigt som möjligt i arbetsgången).

När ett arbete inleds ska den projektansvarige fastställa alla produktionsparametrar i nära samråd med upphovsmannen och tryckeriet. Först måste man bestämma hur filerna ska konfigureras. Men framför allt är det redan på detta stadium nödvändigt att exakt fastställa vilken uppmärkning som ska göras eller vilka stilmallar som ska användas (se punkt 4.2.2), eftersom utformningen av dessa beror på de program för transkodning som tryckerierna använder.

I ett sådant förfarande är det viktigt att alla åtgärder sker på ett så tidigt stadium som möjligt. Fördelarna är att man då kan förbereda manuskriptet bättre genom att undvika onödiga och kostsamma manuella ingrepp, som ofta ger upphov till fel. I slutändan leder det till snabbare produktion, högre kvalitet och lägre produktionskostnader.

En stabil och enhetlig arbetsplan gör att alla inblandade kan tillämpa bästa möjliga arbetsmetoder. Samtliga inblandade, framför allt tryckerierna, kan då använda samma arbetsmetoder. Vid oförutsedda händelser blir det också möjligt för Publikationsbyrån att snabbt vända sig till en annan uppdragstagare utan plötsliga avbrott i produktionen.