Rättsligt meddelande

1. Inledning

Europeiska kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.

I det här meddelandet förklarar vi varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs behandlingen gällande Publikationshandbokens webbplats, som sköts av Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet A.1 ”Standardisering av data och format”.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syfte: Publikationsbyråns enhet för standardisering av data och format (enhet A.1) samlar in och använder dina personuppgifter för att kunna svara på frågor och kommentarer från dig. När du använder någon av e-postadresserna på webbplatsen är det den grupp som arbetar med Publikationshandboken som tar emot ditt meddelande.

Om du vill prenumerera på Publikationshandbokens nyhetsbrev sparas din e-postadress för detta ändamål.

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:

• Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.
• När du skickar ett meddelande samtycker du till att dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna svara på din fråga.

Ytterligare rättslig grund:

Europaparlamentets, Europeiska rådets, rådets, kommissionens, Europeiska unionens domstols, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå, särskilt dess artikel 5.1 b.

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Enhet A.1 samlar in följande typer av personuppgifter:

Vid frågor eller kommentarer från användarna:

• Din e-postadress.
• Ditt för- och efternamn, om du anger dem tillsammans med e-postadressen.
• Eventuella ytterligare uppgifter som du lämnar i ditt meddelande.

Vid prenumeration på nyhetsbrevet:

• Din e-postadress.

E-postadressen är det enda man behöver ange när man skriver till gruppen som arbetar med Publikationshandboken.

När du använder Publikationshandbokens webbplats kan du skapa en användarprofil och spara dina inställningar. De sparas på Publikationsbyråns portal (se även OP-portalens personuppgiftspolicy). För detta ändamål samlar Publikationsbyrån in följande typer av personuppgifter:

• Din e-postadress.
• Andra inställningar (t.ex. visningsspråk).

5. Hur länge sparar ni uppgifterna?

Enhet A.1 sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att svara på en fråga, det vill säga i högst sex månader. Uppgifterna i användarprofilen raderas när den inte använts på tre år.

6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till Publikationsbyrån, enhet A.1 ”Standardisering av data och format”, för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Du kan när som helst kontakta den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i rubrik 9 nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se rubrik 10 nedan).

9. Vem kan jag kontakta?

Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvarige, enhet A.1 ”Standardisering av data och format”: info@publications.europa.eu.

Kommissionens dataskyddsombud

Mejla kommissionens dataskyddsombud (data-protection-officer@ec.europa.eu) om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725.

Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

All behandling av personuppgifter som kommissionen utför och som har dokumenterats och anmälts till kommissionens dataskyddsombud offentliggörs och finns att tillgå i dataskyddsombudets register.

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-02106.